Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Путевой Лист Личный Автомобиль В Служебных Целях 2022». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Если работодатель только предполагает, что в служебных целях понадобится авто сотрудника, то в этом случае заключается дополнительное соглашение к Трудовому договору. А в самом документе просто делается запись, что в случае эксплуатации транспорта сотрудника, ему будет выдана компенсация, порядок выдачи и размер которой устанавливается в особом дополнительном соглашении.
Порядок выдачи и размер компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2022. Это важно, потому что превышение лимита компенсации, нельзя будет включить в расходы для налога на прибыль. Вас ждут расчеты на примере и документальное оформление выплаты.
Правила компенсирования физлицу поездки на личном транспорте в интересах компании 2022
Сумма может быть любой, но в расходы при исчислении базы для налога на прибыль попадет только определенный лимит (об этом ниже). Зв время отпуска и болезни деньги не насчитываются. Горючее, бензин и смазочные материалы оплачиваются отдельно на основании первички: чеки, квитанции, талоны и пр.
Пример. В августе 2022 года менеджер Волков получил компенсацию в размере 3500 рублей. В эту сумму входят затраты на содержание машины, покупку бензина АИ-95, техобслуживание и прочее. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.
Однако если компенсация превышает законодательные нормы выплат — 1200—1500 рублей, тогда ее нельзя включить в расходы компании и учесть в налоговом учете. Кроме того, организация должна документально подтвердить, что компенсацию назначили обоснованно.
Как рассчитать размер компенсации
- Установить компенсацию в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. Размер компенсации за использование личного автомобиля работодатель устанавливает, например, исходя из расценок на такси, каршеринг или аренду машины.
- Рассчитывать размер компенсации ежемесячно, в зависимости от интенсивности поездок. Работодатель самостоятельно определяет параметры интенсивности с учетом специфики работы. Например, можно разделить поездки по городу и за городом. Или учитывать тип поездок — доставка или получение груза, встреча с клиентом, поездка в налоговую инспекцию и прочее.
При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
- Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
- Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
- Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
- Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.
Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2022 г. № 03-03-06/1/20227.
Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.
Учитываем компенсацию для целей налогообложения
Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организаци и п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 «О бухгалтерском учете» ;
СОВЕТ
Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2022 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб. см, 2022 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее — автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива — и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
— вести учет служебных поездок в путевых листах;
— представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.
Причем даже если вы установите компенсацию в большем размере, чем определена законодательством — вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27.08.2022 № 03-04-06/35076. Поскольку это компенсационная выплата работнику, а не оплата его труда. А нормы законодательством установлены только в целях расчета налога на прибыль и «упрощенного» налога.
Такую компенсацию платят, если компания (ИП) использует личный автомобиль сотрудника в служебных целях. Например, для служебных разъездов. Часто такую компенсацию платят гендиректору за использование его машины вместо служебной.
Статьи по теме
Укажите в нем размер компенсации, вид имущества и его технические характеристики (марку автомобиля, год выпуска, объем двигателя, государственный регистрационный номер). Также в соглашении пропишите порядок использования автомобиля — для служебных поездок. Нелишним будет упомянуть и состояние автомобиля: новый, после ремонта и т. п. (ст. 188 ТК РФ). К соглашению приложите копию документа, подтверждающего право собственности на машину (свидетельство на машину или ПТС).
Стоимость топлива, фактически израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита сч. 10 «Материалы» субсчет «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования.
Таким образом, рассматриваемые выплаты облагаются подоходным налогом. Сумма удержанного у физического лица подоходного налога от начисленной компенсации за использование автомобиля для нужд нанимателя отражается в бухгалтерском учете записью:
Юридические вопросы
Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:
- соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;
- документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;
- наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.
Как сказано в письме № 2-2-23/637, факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника, должен быть подтвержден документально.
Согласно ст. 10 Закона от 12.07.2022 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.
Если имеет место использование директором личного автомобиля в служебных целях или, наоборот, служебного авто – в личных целях, то особенно важно правильно оформить ПЛ. От этого зависит, будет ли осуществляться учет расходов на горюче-смазочные материалы при расчете налога на прибыль. Чтобы подстраховаться на случай проведения проверок и не допустить ошибок, нужно учитывать разные нюансы.
Понятие путевого листа
Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.
Списание топлива по норме
Во многих компаниях ГСМ является существенной статьей расходов. При этом бухгалтерам приходится вести учет ГСМ и обосновывать данные затраты. Применение ПЛ является одним из способов определения числа использованных ГСМ. С помощью ПЛ возможно не только подтвердить производственную необходимость затрат, но и указывать пройденное расстояние, а также определять параметры для расчета ГСМ.
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2022 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2022 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
Определяем размер компенсации.
5.5. Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.
Пример. В августе 2022 года менеджеру Волкову назначили компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок в размере 1200 руб. из учета 21 рабочего дня в месяц. В сентябре Волков был на больничном, поэтому отработал только 16 дней. Сумма компенсации составляет:
Для налогового учета организация может списать выплату компенсации за использование личного транспорта в служебных целях только после того, как выдаст деньги сотруднику из кассы или перечислит их на карту сотрудника.
Как учитывать компенсацию при налогообложении
«Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается НДФЛ, если она выплачена в пределах суммы. Страховые взносы также не начисляются, поскольку компенсация связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.