Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Номенклатура дел школы на 2022 год с новыми сроками хранения рб». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
На семинаре ведущие эксперты рассмотрят все изменения в законодательстве в порядке оформления документов и документов в электронном виде, будут даны практические рекомендации по составлению номенклатуры дел, в доступной форме будут озвучены аспекты хранения и уничтожения документов.
Новый семинар по делопроизводству в Минске 2022
Хранение документов в организации: отбор документов для хранения и уничтожения. Порядок создания архива, организация его работы. Виды архивов. Формы, в которых могут создаваться архивы в организациях и их подразделениях.
Семинар номенклатура дел в РБ 2022
Новое в создании и оформлении документов на электронном и бумажном носителях. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (с изменениями и дополнениями), Инструкция о порядке работы и электронными документами в государственных органах, иных организациях. СТБ 6.38-2022, УСОРД.
Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.
Как не упустить главного
Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.
Как составить опись дел
- упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
- уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
- облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
- обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
- Индекс.
- Наименование.
- Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
- Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
- Примечание. Заполняется по мере необходимости.
В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел
Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:
Составление номенклатуры дел – довольно трудоемкий процесс, поэтому ошибки возможны на разных этапах ее разработки (начиная с подготовительного этапа и заканчивая этапом подписания, согласования и утверждения), а также непосредственно при оформлении номенклатуры. При этом необходимо помнить и о специфике работы с электронными документами, которая отражается в т.ч. и на составлении номенклатуры дел.
Редактор рекомендует:
В ходе составления номенклатуры дел структурного подразделения работники службы ДОУ и архива организации должны оказывать необходимую помощь в виде консультаций и советов. Рекомендуется изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации. Для успешного составления номенклатуры ответственным лицам следует использовать:
Кадровые новости за 3 декабря:
Обратите внимание, что в перечни постоянно вносятся изменения и сроки, указанные в ведомственных перечнях, не всегда могут соответствовать срокам, указанным в Перечне типовых документов. Необходимо учитывать время разработки и утверждения ведомственных перечней и следить за изменениями, вносимыми в Перечень типовых документов. В случае расхождения руководствоваться нужно нормами Перечня типовых документов. Если изменения в перечень (перечни) документов были внесены в течение делопроизводственного (календарного) года и влекут изменение сроков хранения дел, закрепленных в номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру вносятся соответствующие изменения путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню.
Проект номеклатуры дел структурного подразделения согласовывается с сотрудником, ответственным за архив. После устранения недостатков номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения, визируется лицом, ответственным за архив учреждения образования, и предоставляется в службу ДОУ для создания сводной номенклатуры дел.
- устав учреждения образования;
- структуру и штатную численность учреждения образования;
- штатное расписание;
- положения о структурных подразделениях — для определения структуры номенклатуры дел;
- типовую или примерную номенклатуру дел по ведомству (если имеется), номенклатуры дел предыдущих лет;
- планы и отчеты о работе учреждения образования и структурных подразделений;
- инструкцию по делопроизводству, разработанную в учреждении;
- должностные инструкции работников;
- регистрационные формы;
- справочные картотеки — для создания перечня заголовков дел; ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения, если он приведен в соответствие с Перечнем типовых документов — для определения сроков хранения. Если сроки хранения не установлены указанным Перечнем, тогда срок хранения может быть установлен экспертной комиссией (ЭК) учреждения образования по согласованию с ЭК вышестоящей организации.
Это важно
Примерный образец приказа о назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства вы найдете на нашем сайте в разделе «Образцы и формы документов». (Логин и пароль опубликованы в печатной версии журнала).
• перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту (установлен приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2022 № 11);
Ошибка 6. Систематизация заголовков
• могут указываться фамилии работников , ответственных за формирование конкретного дела. Эти работники после завершения дел делопроизводством в течение следующего делопроизводственного (календарного) года готовят соответствующие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации (подп.2.8.5 п.2 Методических рекомендаций № 55);
Ошибка 8. Заполнение граф номенклатуры
Сокращение сроков хранения документов, указанных в Перечне типовых документов, не допускается. Увеличение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это связано со спецификой деятельности организации. Решение об увеличении сроков хранения принимает ЦЭК (ЭК) государственного органа, иной организации, индивидуальный предприниматель (примечание 9 к Перечню типовых документов).
Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.
Законодательное регулирование
Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2022 год с новыми сроками хранения.
Правила формирования дел
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.