Инструкция По Кадровому Делопроизводству 2022: последние новости, изменения, советы

Содержание

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Инструкция По Кадровому Делопроизводству 2022». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

8.8. При замене служебного удостоверения действующее служебное удостоверение подлежит сдаче работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства в компании, в день получения нового служебного удостоверения.

7. Трудовые книжки работников

7.12. Работник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, заверяет запись об увольнении и записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» своей подписью и ставит печать компании.

До вступления в силу этих изменений сведения об уклонистах требовалось предоставлять только на основании запросов из военных комиссариатов. Для оформления направления для постановки на воинский учет нужно использовать форму, утвержденную приказом Минобороны России, МВД России и ФМС России от 10 сентября 2022 г. № 366/789/197. Работодатель при этом может оставить незаполненными поля, которые содержат сведения:

Статьей 185.1 ТК РФ, регламентирующей прохождение работниками диспансеризации, порядок предоставления четко не прописан. В законе сказано, что оплачиваемые дни предоставляются работнику на основании его заявления.

2. Диспансеризация: изменения в кадровом делопроизводстве в 2022 году

3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы.
Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
3.3. Акт — документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема — передачи трудовой книжки), происходящие в обществе.
Акт оформляется на общем бланке Общества.
Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу Общества.
3.4. Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с внешними организациями.
По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма — запросы, письма — ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые договоры;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
3.7 Приказы по личному составу Общества оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2022г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы по личному составу — это распорядительные документы, издаваемые руководителем Общества или руководителем СП, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией.
Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:
прием на работу (форма Т-1) (приложение 4);
перевод на другую работу (форма Т-5) (приложение 5);
увольнение (форма Т-8)(приложение 6);
предоставление отпусков (форма Т-6)(Приложение 7);
график отпусков(форма Т-10а) (Приложение 8);
поощрение (форма Т-11) (Приложение 9).

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
6.2. Документы, подписанные руководителем Общества или руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела Управления Общества.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
9. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ

Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
постановление Госкомитета статистики от 04.01.2022 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
правительственное постановление от 16.04.2022 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2022, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2022 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2022 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2022, с 01.07.2022 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2022, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2022 № 2022-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2022 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2022 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

правила трудового распорядка внутри компании;
документы о защите персональных данных;
штатное расписание компании;
трудовые договоры с каждым штатным работником;
должностные инструкции на каждую позицию;
трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
табель учёта рабочего времени и выходных дней;
графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
приказы по основной деятельности предприятия;
личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
договоры о материальной ответственности штатного работника;
книга учёта проверок контролирующих ведомство;
протоколы заседаний;
книги инструктажа техбезопасности;
журнал прохождения обязательных медосмотров;
книга актов о несчастных случаях.

Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.

Нюансы хранения бумаг

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках трудового договора .

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Ошибки, допускаемые в отделе кадров

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы:
• справочные данные об организации;
• адресат;
• отметка об исполнителе. Для приказов:
• наименование вида документа;
• место его издания.

Предприятия, которые будут отобраны для участия в эксперименте, смогут самостоятельно определить, какие именно кадровые документы будут переводить в электронные форматы и какой вид будут использовать при оформлении цифровых документов. Законопроект предусматривает, что усиленную квалифицированную электронную подпись в обязательном порядке будут использовать при оформлении наиболее важных кадровых документов.

учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;
учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
персонифицированный учет штатных единиц;
найм работников с учетом их личных качеств, анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами;
ведение воинского учета.
грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
сбор и хранение документации, актуальной при выходе подчиненных на пенсию;

Кадровое делопроизводство

приказы и распоряжения, касающиеся работы с кадрами — о приеме на работу и увольнении, переводе, дисциплинарных взысканиях и награждениях и пр.;
документы по кадровому учету — личные дела и карточки работников.

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Понятия и определения

А вот задачами, которые призван решать кадровый учет, являются следующие — регламентация взаимоотношений между работодателем и работниками предприятия и создание организационно-правовой основы трудовых отношений.

Цели и задачи

Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–2022.

Трудовое право. Кадровое делопроизводство для ООО не претерпело значительных изменений. Важно отметить, что кадровый учет не сильно отличается в зависимости от правовой формы предприятия. Нормы в большинстве случаев едины. Все же основная масса компаний — это ООО.

Кадровое делопроизводство

В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права. Итак, форма Т Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего.

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции

Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства. Инструкция по кадровому делопроизводству — скачать или разработать самостоятельно? Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству.

в течение двух недель оповещать военкоматы о всех случаях выявления работников призывного возраста, не служивших в армии и не числящихся на воинском учете, но обязанных состоять на нем;
оформлять направления для постановки на учет в военкомат и вручать их работникам, уклоняющимся от воинской обязанности.

Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
Какова текучесть кадров?
Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров.
Это система хранящая информацию на каждого из работников;
WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному.
Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
Написание текста распоряжения.
Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
Утверждение.
Введение в действие.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Инструкция по кадровому делопроизводству (образец заполнения)

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2022 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2022 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2022 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)
справочная база «Пакет Кадровика» на CD-диске (более 3000 образцов документов, более 1500 консультаций и статей, 140 пошаговых процедур кадровых операций, 200 образцов записей в трудовые книжки и др.)

Оформление трудовой книжки впервые, заполнение титульного листа.
Внесение записи о приеме, переводе, увольнении, поощрении.
Особенности заполнения вкладыша в трудовую книжку.
Учет и хранения трудовых книжек.
Заполнение книги прихода-расхода трудовых книжек.
Заполнение книги движения трудовых книжек.
Внесение изменений в трудовую книжку.
Исправления в трудовой книжке.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022

Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.