Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Новые сроки хранения документов в 2022 году». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2022. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.
Что делать если истек срок хранения документов?
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2022 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2022 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2022 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.
Как регулируют сроки хранения документов
Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов в компании. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:
Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.
Срочная новость: ФНС изменила сроки хранения бухгалтерских документов
Программа Бухсофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Как долго хранить кадровые документы
Срок хранения документов по личному составу в 2022 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2022 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2022 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, далее — КоАП).
2.1. Выдача документов и дел
Годовой раздел сводной описи составляется ежегодно . Годовой раздел сводной описи дел должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством.
6. Составление описей дел
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2022 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.
Нормативная база
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.
Правила хранения
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).
Если срок хранения документа истек, его нужно уничтожить. Уничтожение производит комиссия, назначенная приказом руководителя компании. Перед уничтожением проверьте наличие, количество документов и срок их хранения. В акте приведите точный список документации и дату уничтожения.
На самом деле многие бухгалтеры для перестраховки хранят, во-первых, все документы, а не только те, которые требует законодательство. А во-вторых, хранят намного дольше сроков, установленных законами. Иногда это бывает оправданным. Например, по Гражданскому кодексу максимальный срок исковой давности при некоторых условиях достигает десяти лет (ч. 2 ст. 196 ГК РФ). Если компании придется обращаться или отвечать в суде, без документов дело будет заведомо проигрышным.
Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица
В работе любой организации образуется большое количество документов. Некоторые из них уничтожать нельзя. Для каких-то документов правила и сроки хранения определяет сама компания. А для некоторых действуют жесткие законодательные требования. Предлагаем скачать таблицу со сроками хранения документов в организации в 2022 году.