Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Какие Документы Должны Быть В Личном Деле Директора Мупа 2022». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Разбираемся в статье. 28 января 2022 Автор: Полозкова Майя Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.
Какие документы хранятся в личном деле работника
ГОСТа Р 7.0.8-2022, утвержденного Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17 октября 2022 года, под делом понимается документ или совокупность документации, который (которая) относится к одному вопросу, помещенный (помещенная) в отдельно взятую папку. Говоря проще, личное дело – это папка, в которой хранятся документы на сотрудника – начиная от начала его деятельности и заканчивая увольнением. В случае, если бумаг много, то делается несколько папок.
Перечень документов в личном деле сотрудника
Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.
Опись оформляется и подшивается при формировании личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе «Примечание».
4.2. В случае перевода муниципального служащего, работника АГТ на другую должность в Администрации города Тюмени, заключения с руководителем МУП, МУ трудового договора на новый срок анкета повторно не заполняется (если персональные данные не подлежали изменению), согласие на обработку персональных данных не берется (если объем действий по обработке персональных данных, на которые ранее давалось согласие, не изменился).
3. Порядок формирования личного дела руководителя МУП, МУ
4.7. По окончании ведения личного дела оформляется лист-заверитель и личное дело подлежит передаче на архивное хранение в муниципальный архив города Тюмени в порядке и сроки, установленные действующим законодательством об архивном деле, муниципальным правовым актом города Тюмени.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Обязательно ли вести личные дела работников?
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2022 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Формирование личного дела работника: образец 2022-2022
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2022 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2022.
Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.
Формирование личного дела работника, образец 2022 года
- анкета (если ведется);
- заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
- копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
- второй экземпляр трудового договора;
- заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).
Руководители: директор (генеральный директор, заведующий, начальник, управляющий); главный бухгалтер; главный инженер; заведующий складом; заведующий хозяйством; заведующий экспедицией; заместитель руководителя организации по информационным технологиям; мастер; мастер участка; менеджер; менеджер отдела планирования производства и маркетинга; менеджер отдела сбыта; менеджер по внешнеэкономическим связям; менеджер по информационным технологиям; менеджер по персоналу; менеджер по рекламе; начальник (заведующий, руководитель); начальник гаража; начальник (заведующий) мастерской; начальник отдела кадров; начальник отдела маркетинга; начальник отдела цен и тарифов; начальник охраны объекта (участка); начальник хозяйственного отдела; начальник цеха (участка); руководитель проекта.
Основным нормативным правовым актом, регламентирующим работу с личными делами работников, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2022 № 2 (далее — Инструкция).
На кого ведутся личные дела
Инструкция (пункт 2) требует вести личные дела «на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством». Так как вести личные дела на рабочих законодательство не требует, а научные работники и госслужащие работниками наших читателей не являются, остаются руководители и специалисты.
Документационное обеспечение работы с персоналом
- Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
- За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
- Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
- Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы
Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле
- экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями), уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
- копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
- подтверждающими изменения анкетно-биографических сведений (копиями);
- копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
- материалами аттестаций (если они проводятся);
- результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
- послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора, копией приказа о прекращении трудового договора;
- дубликатом трудовой книжки;
- другими, связанными с работой.
Оформление личного дела
Сотрудники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения. При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.
- получить от работника согласие на обработку персональных данных;
- согласие на хранение копий документов (см. образец ниже), в нем нужно указать конкретную цель их хранения, а также проверить наличие нормативного обоснования для хранения (пост. Пятнадцатого ААС от 14.03.2022 № А53-12557/2022).
Исключение из данного правила предусмотрено только в отношении государственных и муниципальных служащих. В их личные дела такие документы включают в силу закона (положение, утв. Указом Президента от 30.05.2022 № 609).
Шаг 2. Наполнение папки личного дела
На 2022 год форма папки личного дела и состав включаемых в нее документов для коммерческих организаций законодательно не установлены. Компании вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень документов в своих локальных нормативных актах.
Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2022. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.
Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:
Какие документы входят в состав ЛД
Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2022 по делу № А53-13327/2022 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций – уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.
Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.
Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.
Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА: Федеральный закон от Правила ведения и оформления В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы.
Личное дело сотрудника
Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения. Сколько хранить и где В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты.
Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника образец , можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.