Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Проводки при поступлении денег за вкладыш в трудовую книжку в автономном учреждении». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатели обязаны вести трудовую книжку на каждого проработавшего свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной (ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ).
Налоговые аспекты НДФЛ
В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к бланкам строгой отчетности и учитываются на счете 03 «Бланки строгой отчетности» по условной цене 1 руб. за единицу. Поэтому не исключены сложности в определении фактических затрат на приобретение данных бланков.
Налог на прибыль
Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них являются экономически оправданными и произведены для осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей в них включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).
Действительно, уменьшать налогооблагаемую прибыль можно, но при подтверждении обоснованности затрат также необходимо учитывать, за счет каких средств такие затраты произведены. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Применительно к государственным (муниципальным) учреждениям в целях налогового учета расходами признаются затраты, произведенные за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, и для осуществления такой деятельности. При этом затраты, осуществленные за счет средств целевого финансирования (лимиты бюджетных обязательств, субсидии, предоставленные из бюджета, и т. д.), при формировании налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (письма Минфина РФ от 30.12.2022 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2022 № 03-03-06/3/64622, от 20.08.2022 № 03-03-05/48137).
При этом принять к вычету на основании п. 1 ст. 172 НК РФ сумму НДС, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе только в случае приобретения таких трудовых книжек за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.
Приобретение бланков трудовых книжек.
Согласно такому порядку бланки трудовой книжки и вкладыш в нее изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина (далее – изготовитель). Обеспечение работодателей на платной основе указанными бланками осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или иными юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями), распространяющими такие бланки (п. 2 – 4 Порядка № 117н).
Самыми распространенными БСО, которые могут быть в любом государственном (муниципальном) учреждении, являются трудовые книжки и вкладыши к ним. В соответствии со статьей 66 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику трудовую книжку, если ее у работника нет. Следовательно, разумно иметь некоторый запас трудовых книжек.
Порядок возмещения
- если трудовая книжка (вкладыш) приобретались казенным или бюджетным учреждением в текущем году, то восстанавливаются кассовые расходы текущего года и уменьшаются суммы начисленных расходов и принятых обязательств по подстатье 226 КОСГУ;
- если трудовая книжка (вкладыш) приобретались казенным учреждением в прошлые годы, то отражается перечисление средств в доход бюджета по коду 000 1 13 00000 00 0000 130 «Доходы от оказания платных услуг и компенсации затрат государства» КДБ;
- если трудовая книжка (вкладыш) приобретались бюджетным учреждением в прошлые годы, то суммы возмещения включаются в доходы текущего года.
Особенности учета БСО
В соответствии с пунктом 47 Правил ведения трудовых книжек № 225, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2022 при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Именно это требование придает некоторый смысл учету БСО (в части трудовых книжек и вкладышей) по себестоимости.
Нередко у бухгалтеров возникают вопросы о правильном отражении в учете операций возмещения работником стоимости трудовой книжки (вкладыша). Прямых указаний в Инструкциях № 157н, № 162н и № 174н не содержится. Очевидно, что такое возмещение расходов должно отражаться в учете по общим правилам для аналогичных операций: