Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Положение об обработке персональных данных образец 2022». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Определите правила передачи и получения ПД как внутри организации, так и третьим лицам. Здесь же укажите, как и где они хранятся (обычно это отдел кадров и бухгалтерия, где сведения о работниках хранятся в бумажном и электронном виде).
Все данные заносятся в личное дело сотрудника и пополняются в течение трудовой деятельности иной информацией персонального характера. Для организации работы, работодатель должен разработать Положение, в котором закрепить порядок и правила получения, хранения, использования полученных ПД работников.
Что такое положение о персональных данных работников?
Работодатель обязан хранить личные дела своих сотрудников в соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2022 № 125-ФЗ и затем передавать их на хранение в архив. Чтобы не допустить утечку персональных данных, должен быть применен комплексный подход к этой работе. Для чего необходимо составить и утвердить соответствующее Положение.
Безусловно, доступ к информации имеется у оператора (тот, кто осуществляет обработку). Сам субъект имеет право обратиться к оператору за информацией, в том числе с требованием уточнить, изменить или дополнить ее. Сведения предоставляются оператором в доступной форме, при этом в них не должно быть информации о других лицах.
Статья 14 ФЗ № 152 содержит исключение, когда доступ субъекта ПД к его данным может быть ограничен. Речь идет о случаях легализации преступно полученных денежных средств, когда данные были получены в ходе ОРМ, и другие случаи.
Положение о защите персональных данных — 2022
Если просто, то персональные данные — это сведения о человеке. Закон № 152-ФЗ от 26.07.2022 дает более длинную формулировку, где человек именуется субъектом, который определяется по четким критериям правовых норм. Также вопрос регламентирован главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации и Конституцией Российской Федерации.
Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности. Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных. Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.
Личные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах. Законодательство обязывает каждое конкретное предприятие разрабатывать правила использования и хранения данных о своих работниках.
Храните данные правильно
Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение норм закона от 27.07.2022 № 152-ФЗ (далее — Закон). По нему работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.
- наименование организации должно соответствовать названию в учредительных документах. Если у компании есть краткое наименование, его нужно указать в скобках (п. 5.5 ГОСТ Р 7.0.97-2022);
- кроме названия должности лица, утверждающего документ и надписи «Утверждаю» должны быть в наличии: подпись, Ф.И.О. и дата утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2022);
- место составления документа должно быть указано по центру после строки «дата документа» (рисунок В.1 ГОСТ Р 7.0.97-2022);
- сведения о целях и задачах составления документа, а также о нормативных актах, на основании которых он был составлен, указывают в разделе «Общие положения»;
- порядок получения сведений о работниках и список документов и сведений, представляемых работником, указывается в разделе «Получение и обработка персональных данных работников». В этом же разделе устанавливается порядок и сроки предоставления сотрудником информации об изменении персональных данных;
- способы и сроки хранения информации, включая меры защиты сведений указываются в разделе «Хранение персональных данных работников»;
- цели использования полученных данных указываются в разделе «Использование персональных данных»;
- возможность и правила предоставления персональных данных работников (например, по запросам государственных органов) прописывается в разделе «Передача персональных данных»;
- гарантии сохранности данных работников и их права в случае неправомерного разглашения указываются в разделе «Гарантии конфиденциальности персональных данных».
Чтобы исполнить требования закона нужно организовать правильную процедуру получения, хранения и передачи персональных данных работников. Узнать персональную информацию можно только от самого сотрудника. Если персональные сведения по какой-либо причине нужно запросить у третьих лиц, то нужно получить согласие сотрудника в письменном виде. Получая согласие, нужно известить сотрудника (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ):
Несколько слов о данных
Кадровику нужно положение о работе с персональными данными работников: образец 2022. В соответствии с действующим законодательством работа с персданными сотрудников строго регламентирована. Компания должна определить, какие сведения и для чего она будет обрабатывать. Затем нужно получить согласие работника и запросить у него необходимые документы. Что иметь четкий алгоритм разрабатывают Положение о работе с персональными данными работников. Скачать образец 2022 можно в этой статье.
Нормы ст. 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ предписывают работодателям регламентировать операции с персональными данными своих работников. Однако в отмеченных НПА, равно как и в других федеральных источниках права, четко не определено, каким именно образом данная обязанность должна выполняться. На практике это чаще всего осуществляется посредством разработки и утверждения фирмой внутрикорпоративного положения о персональных данных нанятых работников.
Для чего нужно положение о работе с персональными данными
Есть вопросы, какие кадровые документы должны быть оформлены в обязательном порядке, как их вести и заполнять? Задайте их на нашем форуме. Например, здесь можно узнать, чем грозит отсутствие согласия на обработку данных.
Что такое персональные данные
- устанавливающим общие положения документа;
- фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
- определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
- регламентирующим осуществление соответствующих операций;
- определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
- устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
- устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
- определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.
Федеральный закон от 27.07.2022 №152-ФЗ определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п.1 ст. 3). При этом законодательный акт не содержит разъяснения, какие именно сведения о физическом лице включает в себя данное понятие. В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:
Что такое персональных данные
Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника.
Для чего нужно положение о работе с персональными данными
Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования. Ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2022 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.
5.4. Требовать об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований, определенных трудовым законодательством. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
1.4. Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются руководителем предприятия и вводятся приказом по предприятию. Все работники предприятия должны быть ознакомлены под роспись с данным Положением и изменениями к нему.
Скачать образец документа
3.1.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
- обрабатывают полученные сведения в соответствии с трудовым законодательством;
- получают информацию в связи с заключением договора и используют ее исключительно в рамках исполнения договоренностей;
- получают данные, признанные общедоступными или включающие только фамилии, имена и отчества субъектов;
- запрашивают информацию однократно в целях пропуска субъекта на территорию оператора;
- относятся к числу религиозных или общественных и обрабатывают информацию в условиях конфиденциальности для достижения законных целей.
Внимание! Если в организации есть юридический отдел или штатный юрисконсульт, рекомендуется согласовать с ним положение о защите персональных данных работников прежде, чем документ отправится для окончательного утверждения к руководителю предприятия.
Положение о работе с персональными данными работников: образец оформления раздела о передаче сведений
Так или иначе, работодатель получает доступ к определенной информации о частной жизни работника. Заполнение личной карточки (унифицированная форма Т-2) , предоставление различных льгот и компенсаций, оформление налогового вычета — вот лишь малый список стандартных процедур, для проведения которых приходится запрашивать у сотрудника сведения о состоянии здоровья, составе семьи и т.д. А раз осуществляется обработка, то необходимо и положение о защите персональных данных (образец документа рассмотрен ниже).
3.5. В целях повышения безопасности по обработке, передаче и хранению персональных данных работников в информационных системах проводится их обезличивание. Для обезличивания персональных данных применяется метод введения идентификаторов, то есть замена части сведений персональных данных идентификаторами с созданием таблиц соответствия идентификаторов исходным данным.
- обработка персональных данных работников производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
- все персональные данные работников нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
- работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;
- работодатель должен под роспись ознакомить работников с порядком обработки их персональных данных, а также с их правами и обязанностями в этой области.
Образец положения о персональных данных 2022
5.2. Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
Только после утверждения Положения об обращении с данными работников оно вступает в силу и должно быть доведено до всеобщего сведения под роспись. Для действующих сотрудников подпись проставляется в журнале (реестре) ознакомления. Соответствующий пункт об ознакомлении для новых сотрудников включается в трудовой договор. В качестве отдельного документа целесообразно составить согласие на обработку личных данных, которое должно быть подписано всеми работниками.
Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.
Правовая основа
- Вводную часть, в которой будет указываться:
- наименование работодателя;
- номер, название и дата приказа;
- город места составления;
- основания вынесения.
- Основную часть, в которой прописываются:
- факт утверждения положения по личным данным работников;
- срок, с которого положение вводится в действие;
- должностное лицо, допущенное к работе с личной информацией;
Следует помнить, что серьезным нарушением считается и неправомерный доступ к электронной информации, охраняемой законом, и нарушение неприкосновенности частной жизни. Сюда же относится ненадлежащее хранение персональных данных, а также непреднамеренное, совершенное без злого умысла разглашение конфиденциальных сведений, доступ к которым был получен при выполнении трудовых обязанностей. Пострадавшая сторона может через суд потребовать возмещения материального и морального ущерба, нанесенного неправомерными действиями должностного лица.
Работодателю разрешено интересоваться только теми аспектами личной жизни сотрудника, которые имеют непосредственное отношение к его работе и способны повлиять на качество ее выполнения. Подробнее об этом читайте в статье «Какие документы нужно истребовать у сотрудника при приеме на работу». Эксперт расскажет, когда допустимо запрашивать дополнительные документы, не предусмотренные общими положениями ст.65 ТК РФ, о чем необходимо помнить при трудоустройстве иностранца, и почему требовать для ознакомления ИНН (индивидуальный налоговой номер) соискателя можно лишь в редких случаях.
Основные виды сведений личного характера
Работодателю разрешается передавать сведения личного характера третьим сторонам, но только при определенных обстоятельствах — например, в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или в случаях, предусмотренных федеральными законами. При этом данные не становятся общедоступными, а конфиденциально передаются уполномоченному лицу.