Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Порядок учета трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете 2022». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Впоследствии работодатель вправе запросить у увольняющегося работника компенсацию за трудкнижку (п. 47 Правил) и удержать ее на основании его заявления. Но работник вместе с тем не обязан на данную компенсацию соглашаться. И если он откажется, то работодатель все равно должен будет выдать ему трудкнижку (определение ВС РФ от 06.09.2022 № КАС07-416).
В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?
При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).
Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?
- Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2022 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
- Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2022 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2022 по делу № 33 1206/ 2022).
- Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2022).
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.
Электронные трудовые книжки введут в России с 2022 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.
Что с печатью?
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.
Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица. Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:
Учет поступлений денежных средств
Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера. Без согласия сотрудника удержание не производится.
В случае, если человек получает трудовую безвозмездно, работодатель не должен уплачивать НДС. Но поскольку согласно статье 211 НК РФ стоимость бланка будет признаваться доходом, то наниматель должен удержать с него НДФЛ.
Наниматель может удержать с работника стоимость бланка. В сумму удержания можно включить не только стоимость документа, но и расходы на его приобретение. Это же правило действует и в отношении работника, у которого есть книжка, но в ней закончилось место для записи. В этом случае ему заводят вкладыш.
Бухучет
- Расходы на приобретение оплачиваются по КВР 224 («Прочая закупка товаров»).
- В учете они проводятся по КОСГУ 349 (подстатья «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения»);
- Трудовые книжки учитывают на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Для них устанавливают либо условную цену 1,00 рубль, либо отражают стоимость приобретения. Учет ведет в разрезе ответственных лиц, на которых возложена обязанность заполнения, хранения и выдачи.
Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».
Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2022 N 07-05-06/18 ) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, – в качестве прочих доходов.
Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?
Постановление Правительства РФ от 16.04.2022 № 225 (ред. от 25.03.2022) «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.