Нужна ли печать для кадровых документов
Использование печатей законодательством регулируется мало. В законах для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью предусмотрена не обязанность, а только возможность применять бланки и оттиски с наименованием, эмблемой и другими средствами индивидуализации (п. 7 ст. 2 ФЗ № 208 от 26.12.1995 и п. 5 ст. 2 ФЗ № 14 от 08.02.1998).
В трудовой его ставят в разных случаях. В частности, если вносят изменения в ФИО или дату рождения сотрудника (п. 7 Порядка, утв. Приказом № 320н), оформляют дубликат книжки (п. 28 Порядка). Внесенные корректировки заверяет начальник отдела кадров и ставит оттиск (основной или штамп отдела кадров). Аналогичные правила действуют и при выдаче работнику трудовой книжки и внесении записи о расторжении договора (п. 35 и 36 Порядка). Запись заверяется подписью руководителя или другого должностного лица и штампом организации или кадровой службы.
Есть еще одна ситуация, когда этот атрибут обязателен, — заверение отзыва официального оппонента печатью отдела кадров при защите диссертации. Документ обязательно следует заверить в кадровой службе организации, в котором трудится оппонент, в том числе удостоверить его подпись. Если оформить не по официальным правилам, то отзыв могут вернуть на доработку.
Что касается печати отдела кадров в трудовом договоре, то она необязательна. Этот документ и с одной подписью обладает законной силой, поскольку в требованиях к нему об обязательном оттиске ничего не говорится (ст. 57 ТК РФ). Хоть закон и не требует, госчиновники рекомендуют ставить дополнительную защиту в виде штампа (к примеру, приказы Минэкономразвития РФ № 452 от 11.07.2022 и Минздравсоцразвития РФ № 424н от 14.08.2008). Допускается как общая печать компании, так и кадровая.
Нужна ли печать на кадровых приказах — не всегда. Если используются унифицированные бланки, то в них такого реквизита нет. Если разработаны самостоятельно, то чаще всего оттиск ставят. Нет необходимости ставить его и на внутренних распорядительных актах, а вот для выписок и справок он обязателен.
— Бывает, что контролирующие органы накладывают штрафы на юрлица, и организация обязывает работников возмещать эти деньги. Сейчас четко прописывается, что является реальным ущербом и что работник не должен его возмещать. Штрафы не относятся к реальному ущербу, — рассказал замминистра труда и соцзащиты.
Бланк и формат сдачи. Форма декларации, действующая с IV квартала 2022 года, утверждена приказом ФНС от 19.08.2022 № ЕД-7-3/591@. Сдавать декларацию по НДС нужно в электронной форме. Право использовать бумажный бланк осталось только у некоторых налоговых агентов и тех, кто платит НДС с электронных услуг.
С 2022 года в пенсионное ведомство придется подавать новый отчет по форме СЗВ-ТД. Это сведения, необходимые для формирования электронных трудовых книжек. Отчет сдают ежемесячно, но не все работодатели. Подать СЗВ-ТД придется, если в отчетном периоде произошли кадровые изменения или перемещения. К таковым основаниям следует относить:
Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации.
При обновлении существующей базы на релизы 3.1.14.433/3.1.17.94 и выше коды в существующих трудовых функциях заполняются данными из должностей, в которых эта трудовая функция выбрана. Если одна и та же трудовая функция выбрана в должностях с разными кодами, коды в ней при обновлении не заполняются совсем с связи со сложившейся неопределенностью.
Количество людей, а также особенности внутреннего устройства отдела кадров определяются величиной штата компании, а также особенностями конкретной организации. Например, если компания небольшая, в ней эта задача может возлагаться на директора либо главного бухгалтера.
- Определение того, нуждается ли организация вообще в дополнительных кадрах и каких именно. В соответствии с желаниями руководителей подразделений, осуществляется подбор персонала.
- Анализ текучки кадров. Это явление, когда сотрудники часто увольняются, из-за чего предприятию приходится постоянно привлекать новых работников и обучать их.
- Мотивация сотрудников, психологическое сопровождение работников, чтобы они получали наслаждение от процесса. Для этого предлагается комплекс мер, таких как социальный пакет, бесплатные путевки, тим-билдинги, бесплатный кофе на рабочем месте. Все индивидуально.
- Подготовка штатного расписания предприятия.
- Выдача документов по требованию работников.
- Работа с электронными книгами. Сюда входят такие действия, как прием, выдача, заполнение, хранение.
- Работа над отпусками сотрудников, ведение учета, сравнение графиков.
Правда, это правило не касается тех специалистов, которые ведут воинский учет. В этом случае нормативный акт, который регламентирует их деятельность, – это постановление Правительства РФ от 27.11.2006 №719. Согласно ему, при штате до 500 человек требуется 1 работник. Аналогичное правило для штата до 2000 человек. А если штат содержит 4000 работников, то тогда требуется уже 2 сотрудника.
Для этого анализируется ситуация с «текучкой», определяется, нужны ли дополнительные человеческие ресурсы. Если есть лишние сотрудники, отдел кадров может принимать решение о сокращении. Также отдел кадров формирует систему мотивации работников, которая включает как материальный, так и нематериальный компонент.
Как правило, график отдела кадров совпадает с разнообразными учреждениями (такими как банки, страховые компании, ЗАГСы). Даже если на предприятии действует посменный круглосуточный график, управленцы могут иметь собственный график. Он прописывается в трудовом договоре, ПВТР.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
- приказы о поощрениях или наложении взысканий;
- договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
- соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
- докладные и объяснительные записки;
- акты нарушения трудовой дисциплины;
- приказ об увольнении.
Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.
1. Вводится запрет на работу в опасных условиях труда 4-го класса (новая статья 214.1 ТК РФ). Если по результатам спецоценки условия труда отнесены к 4-му классу опасности, руководитель работодателя обязан выполнить следующие действия, показанные в схеме.
С 1.01 2022 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2022. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.
Бумажный вариант в 2022 году останется для работающих сотрудников, которые в заявлении о выборе способа ведения трудовой книжки (работодатель должен был получить его до 31 декабря 2022 года), решили оставить бумажный вариант. Для таких сотрудников помимо обычной бумажной трудовой работодателю придется вести еще и электронную трудовую, а именно вносить сведения о трудовой деятельности в систему.
Если у работодателя среднесписочная численность сотрудников от 25 чел. и больше, а также если юрлицо имеет в уставном капитале долю участия РФ, субъектов РФ или муниципального образования, то с 1 января 2022 года для них регламентировано требование — размещать данные о вакансиях на портале «Работа в России».
- используемой системы обмена документами и порядка получения доступа к ней;
- перечня документов, которые ведутся онлайн, и списка работников, которые обмениваются е-бумагами с начальством;
- сроков введения ЭДО в организации;
- порядка обмена и подписания документации между сторонами;
- а также в исключительных случаях, когда допустимо оформлять бумаги традиционным способом.
Президент подписал Федеральный закон от 22.11.2022 № 377-ФЗ, позволяющий организациям и ИП вести кадровый документооборот в электронном виде. В одобренных поправках указано, что работодатели вправе создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с трудовой деятельностью, без дублирования на бумаге. Исключение составят:
Кадровый ЭДО предлагают вести на платформе «Работа в России» (понадобится подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг) либо в собственной информационной системе. Чтобы все создаваемые документы имели идентичные форматы, власти утвердят определенные требования к ним.
Власти решили, что взаимодействовать в новом формате с будущими и настоящими сотрудниками необходимо после получения согласия от них. Если такого согласия, оформленного в письменном виде, нет, то ЭДО в кадровой сфере для работника не вводят. Исключение – соискатели, принятые на работу с 01.01.2022, без опыта работы. Несмотря на разрешение не дублировать кадровую документацию на бумаге, если работник отказался от ЭДО, то работодатель обязан подготовить и выдать ему все документы, связанные с работой, на бумажном носителе.
Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.
Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.
- Проанализировать Перечень 2022 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г. 2 ;
- Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов кадровых документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в номенклатуре дел отдела кадров (в рамках утвержденной сводной номенклатуры дел на 2022 год), выявить все изменения сроков;
- Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в свой рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет отдел кадров. Этот экземпляр станет основой:
- для разработки новой номенклатуры на 2022 год в части дел отдела кадров или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
- для подготовки кадровой части номенклатуры дел уже на следующий 2022 год;
- На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел отдела кадров и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю службы ДОУ и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними и руководителем организации решать вопрос, будет ли утвержденная сводная номенклатура дел организации на 2022 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений.
Рассматриваем как исправлять ошибочную запись в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки после вступления в силу нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2022 N 320н
Приводим образец исправляющей записи в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки.
«Необходимо ли каждый год переутверждать формы кадровых документов, если никаких изменений не произошло? В организации была утверждена «своя» форма приказа о направлении в командировку. На практике она оказалась неудобна. Хотим с 01.01.2022 ввести другую, на основе госкомстатовской формы, а также подкорректировать формы некоторых других приказов. Как это сделать? Необходимо ли утверждать формы уведомлений, выдаваемых работникам, различных «кадровых» актов (о нарушении трудовой дисциплины, об отказе получить документ и т.д.) и аналогичных документов?»
Какую запись делать в трудовой книжке при восстановлении работника, какую формулировку использовать, на какой документ ссылаться после вступления в силу нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2022 N 320н? Разбираем эти вопросы и приводим образцы записей в трудовую книжку
Как делать исправления в трудовой книжке, если ошибка допущена в дате и номере приказа в графе 4, какие формулировки использовать в исправляющей записи, в каких графах трудовой книжки что писать после вступления в силу нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2022 N 320н? Эти вопросы мы рассматриваем в данной публикации. Также приводим образцы исправляющих записей в трудовой книжке для случаев, когда ошибка допущена в дате и номере приказа (иного документа):
Образец исправления даты и/или номера приказа в графе 4 в записи о приеме на работу в трудовой книжке
Образец исправления даты и/или номера приказа в графе 4 в записи о переводе на другую работу в трудовой книжке
Образец исправления даты и/или номера приказа в графе 4 в записи об увольнении в трудовой книжке
Образец исправления даты и/или номера приказа в графе 4 в записи о награждении почетной грамотой в трудовой книжке
Распространенная на практике ошибка – при внесении записи о приеме на работу должность указывают иную, чем предусмотрено штатным расписанием и трудовым договором. Записывают должность в ее прошлом «звучании» (до последнего переименования) или в ее «народном звучании». Иногда в один день принимают двух работников на разные должности, кадровик, перепутав трудовые книжки, делает запись о приеме не на ту должность и не в тот отдел. Отдел иногда вовсе забывают указать. Как исправить такие ошибки в соответствии с новыми правилами, предусмотренными Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2022 N 320н?
В публикации мы рассматриваем эти вопросы и приводим образцы исправления ошибок в разделе «Сведения о работе»:
ошибка в наименовании должности (образец исправления в трудовой книжке)
ошибка в наименовании должности в случае, когда после ошибочной записи уже внесена другая правильная запись (образец исправления в трудовой книжке)
ошибка в наименовании структурного подразделения (образец исправления в трудовой книжке)
ошибка – забыли указать наименование структурного подразделения (образец исправления в трудовой книжке)
О новшествах в трудовом законодательстве
В начале года мы, как обычно, знакомим читателей с изменениями, которые внесены в трудовое законодательство в прошедшем году и вступают в силу в текущем. В 2022 году непосредственно в Трудовой кодекс внесено не так много поправок, но отдельные из них являются существенными, например новые положения о переходе на электронный документооборот и изменения в главе, посвященной охране труда, которые начнут действовать с 1 марта 2022 года. Есть нововведения и в социальной сфере.
Для работы с электронными больничными листами работодатель может использовать программы для ведения бухучета (1С, ПАРУС и др.), операторов ЭДО (СБИС, Контур, Такском и др.) либо может скачать на сайте ФСС бесплатную программу (по ссылке https://cabinets.fss.ru/eln.html). Может быть использована та же электронная подпись, что и для сдачи отчетности.
Также теперь применяется районный коэффициент при расчете пособий с использованием МРОТ для адвокатов, ИП, нотариусов (занимающихся частной практикой), иных лиц, занимающихся частной практикой, членов семейных (родовых) общин коренных малочисленных народов Севера, Сибири и Дальнего Востока РФ (при расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам) и для других лиц, если они проживают в местностях, в которых применяются районные коэффициенты к заработной плате.
Новые правила можно применять в отношении сотрудников только с их письменного согласия. С 1 января 2022 года не нужно спрашивать разрешения на использование безбумажного формата у тех лиц, которые по состоянию на 31 декабря 2022 года не имеют опыта работы.
Работники, имеющие подтвержденную учетную запись на портале «Госуслуги», получают информационные сообщения о своих электронных больничных листах, а также могут узнать всю необходимую информацию об электронном больничном листе и его оплате в личном кабинете получателя услуг ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/ – вход с логином и паролем от портала «Госуслуги»).
Новшества в электронном документообороте в 2022 году
Федеральный закон №377 от 22 ноября 2022 года ввел в Трудовой кодекс (ТК) РФ три новых статьи – 22.1-22.3. Данные статьи регламентируют порядок перехода на ЭДО – электронный документооборот. Поэтому изменения одинаково касаются как работников, так работодателей. Сразу отмечу, что переход на ЭДО – дело сугубо добровольное, а не принудительное. Более того, если часть документов можно оформлять как по-старому, в бумажном виде, так и по-новому, в электронном, а часть – и вовсе только электронно (по решению работодателя), то некоторые документы запрещено переводить в электронный вид. Они останутся исключительно на бумаге.
- УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
- УНЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись;
- УНЭПгос – усиленная неквалифицированная подпись, оформленная через электронное правительство;
- ПЭП – простая электронная подпись;
- ПЭПгос – простая электронная подпись, оформленная для обращения за госуслугами в электронном виде.
- локальные нормативные акты;
- ознакомление с локальными нормативными актами;
- трудовые договоры, уведомления для работников, приказы (кроме приказа об увольнении);
- служебные и объяснительны записки работников, заявления от работников.
ЭДО – это создание, подписание, использование и хранение рабочих документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Соответственно, организации, которые выбирают для себя электронный документооборот, не должны дублировать документы на бумажных носителях.
- УКЭП и УНЭПгос – для договорных документов (договоры трудовые, о материальной ответственности и т. д.) и допсоглашений к договорам; для уведомлений об изменении условий трудового договора; для приказов о дисциплинарных взысканиях;
- УКЭП, УНЭПгос и УНЭП – для всех остальных кадровых документов (при этом использование УНЭП должно быть утверждено внутренним документом).
Унифицированные формы кадровых документов в 2022 году
Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.
- Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
- приказ (распоряжение) о приеме на работу;
- личная карточка работника;
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
- приказ об увольнении и др.
- Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:
- табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;
- зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;
Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.
Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ, руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.
Кадровый электронный документооборот в 2022 году: инструкция по применению
КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал « Госуслуги » . Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.
На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал «Госуслуги». Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись.
- Кадровые процедуры будут проходить легче и быстрее. Для приёма на работу или увольнения не придётся приезжать в офис или отправлять документы по почте или с курьером. Это особенно удобно для тех, кто практикует удалёнку.
- Можно быстро найти нужный документ или восстановить его копию. Если будет проверка или запрос от контролирующих организаций, вы оперативнее подготовите ответ на запрос.
- Будет меньше трат на бумагу, канцтовары и содержание бумажного архива.
Ознакомьте всех сотрудников с этим положением, направьте им уведомление о переходе на КЭДО и получите ответное согласие или отказ. Отказавшиеся сотрудники при желании смогут присоединиться к КЭДО позже. Те, кто согласился сразу, наоборот, уже не смогут вернуться к документам на бумаге.
- трудовой договор и изменения к нему;
- договор о материальной ответственности и изменения к нему;
- ученический договор и изменения к нему;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
- приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нём;
- уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении и его отзыв.
Должностная инструкция начальника отдела кадров
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
- трудовое законодательство;
- структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;
- кадровую политику и стратегию предприятия;
- порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
- источники обеспечения предприятия кадрами;
- состояние рынка труда;
- системы и методы оценки персонала;
- методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
- порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
- организацию табельного учета;
- методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности;
- возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;
- передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом;
- основы социологии, психологии и организации труда;
- основы профессиографии;
- основы профориентационной работы;
- основы экономики, организации производства и управления;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
12. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
11. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
2. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
1. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
Сдают организации, в которых работают более 15 человек. Срок – до 8-го числа месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартала. Отчет за IV квартал 2022 год нужно сдать не позднее 10 января 2022 года, а за I квартал 2022 года – не позднее 8 апреля 2022 года.
С 1 января у кадровиков появилась новая обязанность – сообщать в ФСС сведения о работниках для перечисления пособий. Росстат обновил формы в связи с переходом на электронный документооборот. Их сдают не все компании. Календарь на 2022 год с датами сдачи отчетов найдете здесь.
Если в компании были прием и увольнение сотрудника, отчитаться об этом нужно в ближайший рабочий день после того, как издали приказ о приеме или увольнении. О переводе и других кадровых мероприятиях СЗВ-ТД надо сдавать не позднее 15-го числа следующего месяца. Если последний срок подачи в ПФР совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, отчитайтесь в первый рабочий день после выходного или праздника, ст. 193 ГК.
По результатам проверки СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ Пенсионный фонд может выписать штраф в размере 500 руб. за каждого сотрудника, п. 2 ст. 8, пп. 2.1, 2.2 ст. 11, ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Возможен еще один штраф – 1 тыс. руб., если страхователь вместо электронной формы представил бумажную, ч. 4 ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Отчет СЗВ-М. Сдают все компании. Срок – не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. Если дата выпадает на выходной, отчет сдают в ближайший рабочий день. Например, за декабрь 2022 года нужно отчитаться не позднее 17 января 2022-го. Сдавать отчет нужно только на обновленном бланке, приложение № 1, утв. постановлением Правления ПФР от 15.04.2022 № 103п.
Бумажная трудовая продолжает вестись только по тем сотрудникам, которые в заявлении о выборе способа ведения указали, что именно в бумажном виде. Такое заявление сотрудники должны были подать работодателю до конца 2022 года. Для них трудовые книжки продолжают вестись в двух форматах — и бумажном, и электронном.
Кроме того, еще одно нововведение касается исчисления средней численности работников на ГПХ договорах. На основании приказа Росстата внесены уточнения относительно периода действия ГПХ договора в ситуации, когда дата его заключения не совпадает с датой начала выполнения работ или оказания услуг. В данном случае при расчете берется период выполнения задач, которые являются предметом ГПХ договора.
На основании Приказа Минтруда от 17.09.2022 г. № 618 н утверждена новая редакция бланка отчетной формы СТД-ПФР, в которой отражаются сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационной системы ПФР. Согласно корректировкам, в документ можно вносить информацию о периодах до 2022 года. С этой целью в бланк добавили таблицу, состоящую из двух граф:
Раньше было установлено, что в электронной трудовой книжке информация о трудовом стаже указывается только с 2022 года. Но в 2022 году внесли изменения — если работник захочет, информация в электронной трудовой будет внесена и за все предыдущие периоды. Но для этого человеку нужно подать соответствующее заявление в ПФР.
В 2022 году изменения были связаны с вступлением в действие закона об удаленной работе, корректировками по отчетной форме СЗВ-ТД и электронным трудовым книжкам. До 15 ноября продлили период эксперимента по внедрению кадрового ЭДО. После этого должна появиться информация о том, какие документы будут формироваться в электронном виде.