Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Итоги Инвентаризации Учреждений». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Составленный документ передается для утверждения руководителю учреждения или госоргана. Акт о результатах инвентаризации – достаточно удобная и понятная форма, обобщающая полученные итоги.
Если же в ходе проверки были обнаружены несоответствия между наличием имущества и данными бухгалтерского учета, то к акту о результатах инвентаризации прилагается ведомость расхождений (ф-ма 0504092), прилагаемая к соответствующей описи. Она демонстрирует выявленные расхождения по каждой позиции, устанавливая излишки и недостачи в количественно-денежном выражении. И в этом случае кроме описей в акт обязательно включаются итоги ведомости. Предлагаем пример заполнения документа:
Акт о результатах инвентаризации: образец заполнения
Соблюдение перечисленных этапов обязательно, поскольку игнорирование любого из них может повлечь опротестование итогов. От общего порядка оформления отличаются лишь формы описей по видам имущества, а результаты инвентаризации оформляются актом формы 0504835.
В материале рассмотрен порядок отражения в бухгалтерском учете бюджетной организации выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием активов и обязательств организации и данными бухгалтерского учета согласно действующим в настоящее время нормативным документам.
Нормы законодательства
Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ, в котором должно быть определено следующее: какие активы и обязательства подлежат инвентаризации и по какой причине, дата ее начала и окончания, состав инвентаризационной комиссии, срок сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию (приложение 1 к Инструкции № 180).
Периодичность проведения инвентаризаций
В крупных организациях создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии. Председателем центральной инвентаризационной комиссии назначается руководитель организации или его заместитель (или начальник структурного подразделения), рабочих инвентаризационных комиссий – представитель руководителя организации, назначившего инвентаризацию (руководитель или его заместитель, начальник структурного подразделения). В состав инвентаризационных комиссий включаются работники бухгалтерской службы, другие специалисты в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющие необходимые навыки, знания.
При составлении плана-графика проведения инвентаризации на год необходимо руководствоваться установленными п. 6–8 Инструкции № 180 сроками и периодичностью проведения инвентаризации. Такой план-график может быть приложением к учетной политике либо приложением к Положению о порядке проведения инвентаризации.
2 шаг: Разработайте и утвердите план проведения инвентаризации
В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.
8 шаг: Выявите расхождения, определите причины отклонений текущих оценок от учетных
- основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции и др. — не менее одного раза в год;
- денежных средств — не менее одного раза в год;
- обязательств и других активов — не менее одного раза в год.
Оформление результатов инвентаризации должно производиться комиссией с участием материально ответственных лиц. В процессе этого могут быть составлены сличительные ведомости либо акты результатов инвентаризации.
- Материально ответственными лицами были допущены ошибки в процессе приемки или отпуска товарно-материальных ценностей (например, по бумагам значилось масло 1 сорта, а отпустили масло 2 сорта). Такая пересортица возникает чаще всего тогда, когда разносортные товары, которые оказались и в недостаче и в излишках, мало отличимы внешне.
- Материально ответственные лица намеренно злоупотребили своими обязанностями, то есть искусственно создали пересортицу путем обмана потребителей или при отпуске товара получающим лицам. Например, они могли отпускать товар, который по качеству был хуже указанного в накладной документации — таким образом, злоупотребившие лица товары лучшего качества реализовывали посредством розничной сети, создавая искусственную пересортицу в учете предприятия.
- Бухгалтерские служащие могли допустить ошибки, внося записи в учет.
- Работники могли умышленно делать неверные записи в первичной отчетности и бухучете — ради внесения путаницы в количественный (сортовой) товарный учет.
Как оформляются выявленные излишки и недостачи
Все выявленные в процессе инвентаризации расхождения между данными регистров бухучета и наличием объектов по факту должны быть зарегистрированы в бухучете в отчетном периоде, которому соответствует дата, по состоянию на которую была проведена инвентаризация (согласно части 4 статьи 11 Закона №402-ФЗ).
Выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении излишки подлежат оприходованию. Полученные в результате проведенной проверки излишние суммы по объектам основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и прочих активов принимаются на баланс бухгалтерского учета. Данная операция осуществляется путем принятия излишка к учету по текущей рыночной стоимости (если речь не идет о денежных средствах – они приходуются в том номинале, в котором излишествуют, и данные по ним записываются в акт проведения инвентаризации кассовых средств). Малоопытные бухгалтера-новички или не доучившиеся до конца студенты, пришедшие работать в бюджетную организацию и приступившие к работе над инвентаризацией, ошибочно полагают, что излишки – это не недостача, что страшного в них ничего нет. Но это не так. Особенно если речь идет о кассе.
При этом объекты земельных участков с их зданиями, сооружениями, недвижимостью не подлежат обязательной годовой проверке, и бюджетное учреждение не обязано проводить инвентаризацию таких средств ежегодно – достаточно проверять их раз в три года.
Инвентаризация ОС
Помимо всего прочего, ведется наблюдение и анализ расчетов с покупателями, поставщиками, клиентами, подрядчиками. Анализируются сроки оплаты платежных поручений, а также проверяются предоставленные авансовые отчеты.
Можно отметить, что рассматриваемая форма задействуется в рамках инвентаризации финансовых обязательств, прежде всего в целях удостоверения корректности освоения учреждением бюджетных средств. В случае если в форме 0503769 будут отражены не предусмотренные контрактом долги или их размер превысит тот, что предусмотрен контрактом, у распорядителя бюджетных средств обязательно возникнут вопросы к руководству учреждения.
- перечни конкретных обязательств, которые подлежат инвентаризации;
- причину проведения инвентаризации (она может отражать специфику хозяйственных операций с пассивами — например, если кредитор направил учреждению исковое требование с завышенными цифрами, и это стало причиной инициирования инвентаризации обязательств).
Сведения о задолженности бюджетного и автономного учреждений
Как правило, данные расписки включены в структуру унифицированных инвентаризационных описей, задействование которых предполагается на следующем этапе. Но если это не так — данные расписки могут составляться в свободной форме.