Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Нужен ли путевой лист работнику предприятия использующему автомобиль в служебных целях». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Таким образом, затраты на ремонт арендованных основных средств, производимые в соответствии с законодательством за счет средств арендатора (аренда транспортного средства без экипажа), включают в себестоимость продукции (работ, услуг) и с учетом норм Инструкции № 50 в бухгалтерском учете отражают:
Если расходы на топливо документально подтверждены, однако в целях экономии организация установила лимиты расходов на топливо, и сумму расходов сверх лимитов организация удерживает из заработной платы работников, то в таких ситуациях организация неправомерно удерживает из заработной платы работников расходы на топливо производственного характера.
Учет автомобилей
Следует обратить внимание, что изложенный в письме № 2-2-9/1632 порядок отнесения на затраты организации, учитываемые при налогообложении, расходов на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, может быть применен и в отношении расходов на техническое обслуживание и ремонт такого транспортного средства и только в той части, которая непосредственно связана с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией.
Во избежание недоразумений с проверяющими структурами, целесообразно разработать и утвердить отдельный локальный документ по предприятию, который будет регулировать вопросы учета реальных затрат на содержание и эксплуатацию личного транспорта сотрудников. Но здесь главное правильно наладить первичный учет выполненной работы. А дальше бухгалтерия сможет без особого труда разнести расходы по соответствующим статьям учета. Сотрудник же получит полную компенсацию своих затрат.
Как оформить автомобиль сотрудника
Обычно, если машина используется ежедневно, устанавливают фиксированный максимальный уровень компенсации. Чтобы установить меньший размер – можно просто вычесть пропорциональность использования автомобиля каждый день по итогам месяца.
Как определить размер компенсации
- оформление с помощью трудового соглашения гарантирует, что вы будете ездить исключительно на своей машине;
- оформляется одним документом;
- по согласованию с администрацией, работник вправе рассчитывать кроме компенсации прямых расходов, получать еще и дополнительные выплаты, связанные с эксплуатацией личного имущества.
Пункт 3 статьи 217 НК РФ регламентирует вопрос об обложении НДФЛ всех видов компенсационных выплат сотруднику, которые, так или иначе, были связаны с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Из тезисов статьи следует, что данные выплаты не подлежат обложению НДФЛ. Чтобы освободить себя от обязанности уплаты НДФЛ в данном случае, компания должна представить расчеты сумм компенсаций, а сотрудник в свою очередь должен представить подтверждающую документацию о принадлежности ему имущества, использованного в служебных целях, а также документы, где будут указаны суммы понесенных им расходов в поездке служебного характера. О правомерности таких требований свидетельствует ряд писем Минфина РФ от 30.04.2022 №03-04-05/25434, от 20.04.2022 №03-04-06/22274, от 27.02.2022 №03-04-06/5600 и другие.
Важные моменты о налогообложении и начислении страховых взносов на компенсации
Также, чтобы получить компенсационную выплату, сотруднику нужно представить работодателю копию техпаспорта своего автомобиля и, как уже было отмечено ранее, вести учет поездок в служебных целях в путевых листах (Письмо МНС РФ от 02.06.2022 №04-2-06/419@).
Несколько слов о путевых листах в целом
Следует отметить, что согласно регламентам подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона №212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона №125-ФЗ, страховые взносы на обязательное соцстрахование не начисляются на выплаты компенсации за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, так как выплаты эти определены трудовым законодательством РФ.
По общему правилу путевые листы требуется оформлять только в том случае, если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель задействует транспорт (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2022 № 259-ФЗ, п. 9, 10 приказа Минтранса от 18.09.2022 № 152):
Слово закона
Не смотря на то, что оформлять путевой лист на машину работника, не занятого в перевозках, не нужно, документ лучше составлять. Путевой лист подтвердит, что личный автомобиль задействован в предпринимательской деятельности и позволит без проблем обосновать затраты на эксплуатацию автомобиля.
Лучше оформить
Нужно ли заполнять путевой лист на личный автомобиль в служебных целях ? Компания может использовать машину работника в производственных целях, выплачивая ему денежную компенсацию или арендную плату. Требуется ли для подтверждения использования машины для коммерческой деятельности оформлять путевые листы? Ответ – в статье.