Если Организация Арендует Автомобиль Нужно Вести Путевой Лист Каждый День Или Нет В 2022год: последние новости, изменения, советы

Содержание

Если Организация Арендует Автомобиль Нужно Вести Путевой Лист Каждый День Или Нет В 2022год

Обоснование вывода:
Предоставление ТС за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации осуществляется на основании договора аренды ТС без экипажа (ст. 642 ГК РФ).
Такой договор должен быть заключен в письменной форме, независимо от его срока и цены и не подлежит государственной регистрации (ст. 643 ГК РФ).
При этом если иное не предусмотрено правилами о данном виде договора, к нему в силу ст. 625 ГК РФ применяются общие положения об аренде, содержащиеся в параграфе 1 главы 34 ГК РФ.
В тексте договора аренды следует указывать следующие условия сделки:
— данные арендодателя и арендатора;
— объект аренды (арендуемое имущество);
— срок действия договора аренды;
— цену договора аренды (сумму арендной платы) и порядок ее внесения;
— условия ремонта, содержания и улучшения арендуемого имущества (если применимо);
— возможность сдачи имущества в субаренду (если применимо);
— условия продления (пролонгации) договора аренды;
— основания расторжения договора аренды;
— условие о выкупе арендуемого имущества (если он предусмотрен);
— иные существенные условия договора.
Согласно ст. 644 ГК РФ в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, обязан арендатор.
Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ). Кроме того, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). При этом расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включают в том числе приобретение горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ).
Иначе говоря, если имеет место аренда без экипажа, то в силу ст. 642 ГК РФ арендатор осуществляет управление и эксплуатацию своими силами и несет соответствующие расходы*(1).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При сдаче в аренду автомобиля без экипажа путевой лист оформляет организация-арендатор, которая эксплуатирует транспортное средство.
Особенности заполнения путевого листа в такой ситуации изложены ниже.
По требованию сотрудников полиции водитель арендованного автомобиля обязан предъявить водительское удостоверение, регистрационные документы на автомобиль, путевой лист, страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности, а также документы на перевозимый груз, включающие в себя транспортную накладную.

Как следует из вышеизложенного, если в рассматриваемой ситуации осуществляется аренда автомобиля без экипажа и договором не предусмотрено, что арендодатель несет расходы на приобретение ГСМ, то по общему правилу учет затрат на ГСМ осуществляет арендатор,
Затраты на приобретение ГСМ для целей налогообложения прибыли могут быть признаны в качестве материальных расходов (письма УФНС России по г. Москве от 26.08.2011 N 20-14/2/083177@, от 30.01.2009 N 19-12/007413@) или как расходы на содержание служебного транспорта (письмо Минфина России от 22.03.2022 N 03-03-07/19283).
Однако организация-арендодатель не вправе будет учесть в данном случае затраты на оплату топлива для переданного в аренду автомобиля в расходах, учитываемых при налогообложении прибыли, поскольку осуществление этих расходов не возложено на арендодателя по договору аренды, а в силу закона такие расходы несет арендатор.
Что же касается других затрат арендодателя, связанных с предоставлением за плату во временное пользование (временное владение и пользование) активов организации, прежде всего амортизационных отчислений*(2); расходов на проведение капитального ремонта, при условии, что договором не установлена обязанность арендатора производить капремонт; расходов на проведение текущего ремонта, расходы на содержание имущества, если эти расходы договором возложены на арендодателя, то необходимо отметить следующее.
В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ расходы на содержание переданного по договору аренды имущества (включая амортизацию по этому имуществу) относятся к внереализационным расходам арендодателя, если сдача имущества в аренду имеет эпизодический (разовый) характер. Если организация предоставляет имущество в аренду на систематической основе, такие затраты включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 260, подп. 3 п. 2 ст. 253, второй абзац подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ). Смотрите также постановления ФАС Волго-Вятского округа от 11.01.2006 N А43-7220/2005-30-310, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.09.2005 N Ф04-5740/2005.
При этом налоговые органы руководствуются определением систематичности, приведенным в п. 3 ст. 120 НК РФ: два раза и более в течение календарного года. То есть если в течение одного календарного года заключены два и более договоров аренды, то доходы и расходы от аренды налоговые органы предлагают учитывать в составе доходов и расходов, связанных с производством и реализацией.
В случае, когда эксплуатация транспортного средства производится непосредственно организацией-арендатором, исходя из его потребностей, а оплата топлива осуществляется из средств арендодателя, с учетом части 1 ст. 9, части 1 ст. 10, п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), ст. 313 НК РФ организация-арендатор сможет подтвердить такой факт своей хозяйственной жизни, как использование автомобиля для производственных целей организации-арендатора. Она сможет учесть стоимость ГСМ при расчете налога на прибыль в пределах внутренних нормативов, утвержденных самой организацией. По общему правилу при установлении норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте организации руководствуются Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
Количество израсходованного арендатором ГСМ будет подтверждать первичный документ, оформленный арендатором.
При этом в общем случае в целях подтверждения экономической обоснованности расходов на ГСМ основным документом является путевой лист*(3).
Таким образом, при аренде автомобиля обязанность оформления путевого листа ложится на того, кто его эксплуатирует. То есть при сдаче в аренду автомобиля без экипажа путевой лист оформляет организация-арендатор.
Организация-арендатор может использовать:
— унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78;
— формы, разработанные самостоятельно.
При использовании унифицированных форм в них следует добавить:
— основной государственный регистрационный номер юрлица (ОГРН) в сведениях о собственнике (владельце) ТС (подп. 1 п. 3 приказа Министерства транспорта РФ от 11.09.2022 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», далее — Приказ N 368);
— о виде сообщения в сведения о перевозке (подп. 6 п. 1 и п. 6 Приказа N 368);
— в сведениях о транспортном средстве — тип, модель автомобиля, инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев). При использовании ТС с прицепом (полуприцепом) — его модель для любого типа транспортного средства (подп. 1 и 2 п. 4 Приказа N 368);
— сведения о дате и времени предрейсового и послерейсового медосмотров водителя, Ф.И.О. и подпись медработника, проводившего осмотр;
— сведения о дате, времени проведения предрейсового (предсменного) контроля технического состояния ТС, подпись, Ф.И.О. контролера технического состояния ТС.
Печать или штамп организации в путевом листе проставлять не обязательно.
Приказ N 368 утвержден Минтрансом РФ во исполнение положений ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — УАТ), в соответствии с которыми запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Как уже было отмечено, согласно подп. 3 п. 1 и п. 3 Приказа N 368 в путевом листе подлежат указанию сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, включающие в себя для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица, а для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер ИП. При этом каких-либо разъяснений относительно того, кто понимается под собственником (владельцем) транспортного средства в целях заполнения путевого листа, положения Приказа N 368 не содержат
Отсутствует определение данного термина также и в Федеральном законе от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ), хотя в нем несколько раз упоминается о различных обязанностях владельцев транспортных средств (смотрите, например, п. 2 и п. 3 ст. 16 указанного Закона).
Помимо этого, определенные положения о правах и обязанностях владельцев транспортных средств содержатся в Правилах дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 (смотрите, например, п. 2.3.3 данных Правил), которые тем не менее также не раскрывают содержание данного термина.
По сути, указанный термин напрямую определяется в нормах только трех законов: п. 1 ст. 4 Федерального закона от 03.08.2022 N 283-ФЗ «О государственной регистрации транспортных средств в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», п. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.07.2011 N 170-ФЗ «О техническом осмотре транспортных средств и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Закон N 170-ФЗ) и ст. 1 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» (далее — Закон об ОСАГО).
Причем если первый из названных законов ограничивает круг возможных владельцев транспортного средства только его собственником, опекуном (попечителем) собственника (если последний младше 16 лет или является недееспособным), лицом, которое владеет транспортным средством на праве хозяйственного ведения или оперативного управления либо на основании договора лизинга, то два последних понимают под владельцем как собственника, так и лицо, владеющее транспортным средством на любом другом законном основании (в том числе и на основании договора аренды).
Таким образом, из приведенных норм следует, что законодательство не содержит единого понятия владельца транспортного средства и по-разному определяет его в зависимости от целей правового регулирования.
Тем не менее мы полагаем, что для целей заполнения путевого листа понятие владельца транспортного средства должно применяться в наиболее широком его толковании, то есть толковании, данном в Законе N 170-ФЗ и Законе об ОСАГО.
Из смысла п. 8 Приказа N 368 вытекает, что путевой лист оформляется юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем, непосредственно эксплуатирующим транспортное средство, то есть использующим его при осуществлении своей деятельности.
В свою очередь, п. 17 Приказа N 368 устанавливает, что собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее — журнал).
Совершенно очевидно, что собственник транспортного средства, передавший его в аренду без экипажа, не является лицом, эксплуатирующим его в период нахождения данного транспортного средства у арендатора, не заполняет на него путевые листы и поэтому объективно не может вести журнал их регистрации на основании п. 17 Приказа N 368. Следовательно, с учетом приведенных норм можно сделать вывод, что под владельцем транспортного средства, ведущим журнал, применительно к рассматриваемой в вопросе ситуации Приказ N 368 понимает именно организацию-арендатора.
Вместе с тем отметим, что официальных разъяснений и материалов судебной практики по рассматриваемой ситуации нами не обнаружено.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства без экипажа;
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание переданного по договору аренды (лизинга) имущества;
— Энциклопедия решений. Путевой лист;
— Пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля, разработанный с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции с 1 марта 2022 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, март 2022 г.)

Вопросы эксплуатации транспортных средств регулируются административным законодательством. Так, согласно ст. 15-16 Закона N 196-ФЗ эксплуатация транспортного средства (участие его в дорожном движении на территории РФ) обусловлена его надлежащим техническим состоянием и оборудованием, а также его государственным учетом. В частности, в силу п. 3 ст. 15 Закона N 196-ФЗ транспортное средство допускается к участию в дорожном движении в случае, если оно состоит на государственном учете*(1), его государственный учет не прекращен и оно соответствует Основным положениям по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанности должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения, утвержденным постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23 октября 1993 г. N 1090.
У лица, эксплуатирующего транспортное средство, есть обязанность иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки ряд документов, перечисленных в п. 2.1.1 и 2.1.1(1) Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, далее ПДД).
К таким документам относятся:
1) водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории;
2) регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа — и на прицеп (кроме прицепов к мопедам);
3) в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного транспортного средства, крупногабаритного транспортного средства либо транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов.
Кроме того, в силу п. 2.1.1 прим ПДД РФ в случаях, когда обязанность по страхованию своей гражданской ответственности установлена Федеральным законом «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств», водитель обязан представить по требованию сотрудников полиции, уполномоченных на то в соответствии с законодательством Российской Федерации, для проверки страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства (ОСАГО). Указанный страховой полис может быть представлен на бумажном носителе, а в случае заключения договора такого обязательного страхования в порядке, установленном пунктом 7.2 статьи 15 указанного Федерального закона, в виде электронного документа или его копии на бумажном носителе.
При этом в рассматриваемом случае в договоре ОСАГО работник, управляющий транспортным средством, должен быть указан в качестве лица, ответственность которого страхуется, либо такой договор должен быть заключен в отношении неограниченного числа лиц, допущенных владельцем к управлению транспортным средством в соответствии с условиями договора обязательного страхования, а также иных лиц, использующих транспортное средство на законном основании (п. 2 ст. 15 Закона об ОСАГО).
Из данных норм не следует, что регистрационный документ должен быть выдан именно на организацию, с которой водителем заключен трудовой, гражданско-правовой договор.
При этом ни договор аренды, ни какой-либо иной договор, заключенный между отправителем и перевозчиком, в обязательный перечень документов, передаваемых для проверки сотруднику полиции, не входит.
По нашему мнению, в рассматриваемом случае водитель арендованного автомобиля обязан предъявить по требованию сотрудников полиции водительское удостоверение, регистрационные документы на автомобиль, путевой лист, страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности, а также документы на перевозимый груз, включающие в себя транспортную накладную.
Обращаем внимание на то, что изложенная позиция является нашим экспертным мнением и может не совпадать с точкой зрения других специалистов. Предлагаем обратиться за официальными разъяснениями в ГИБДД МВД России, задав вопрос на сайте в разделе «Прием обращений» (http://www.gibdd.ru/letter/).

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.

Изменения в путевых листах в 2022 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2022 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2022 г.) и от 07.11.2022 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Мы разобрались, что форму путевого листа можно рекомендовать, но не навязывать. Есть два пути обеспечения себя бланками: либо разработать их самим, либо использовать устаревший Госкомстатовский образец, добавив недостающие поля. Делаем вывод: разновидность листов огромна. По сути, стандарта нет, но есть единые требования к обязательным реквизитам. Новая форма должна иметь минимум 4 блока, которые рассмотрим подробнее.

Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2022 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.

Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт).
Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

Получить подробную информацию о заключении договора аренды транспортного средства без экипажа, а также о налоговых последствиях, возникающих у арендодателя и арендатора можно в справочнике «Договоры: условия, формы, налоги» в справочнике «Юридическая поддержка» в ИС ИТС

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит. Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Заключаем договор аренды

По общему правилу в соответствии с требованиями пункта 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090, водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и показывать по требованию сотрудников полиции для проверки, в том числе, путевой лист.

При покупке ГСМ за наличный расчет к моменту фактического получения топлива его стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2 ,подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Автомобильный портал

Не столь важно, кто является «временным хозяином» транспортного средства, важность имеет лишь цель аренды транспорта. Аренда коммерческого автомобиля без головной боли подразумевает в себя и отточенную систему действий по получению необходимых документов в компании Platinum Motors. Кем бы не осуществлялась коммерческая деятельность, необходимым условием работы будет наличие путевого листа. Если расходы несет предприятие, но правильно отразить все в налоговом отчете, так же поможет именно путевой лист. Представим такую ситуацию: начальник скажет вам забрать с аэропорта нового сотрудника на только что арендованном вами автомобиле, а после этого просит съездить на другой конец города за канцтоварами для фирмы, т.к автомобиль компании находиться на ремонте. А вы попадаете в пробки мегополиса и тратите большое количество бензина. Вы логично будете ждать возмещения потраченных средств на бензин, и в данном случае путевой лист был бы очень полезен. Если же при перевозке канцтоваров без путевого листа вас остановят работники транспортного контроля, то вам придется объяснять им, что вы не занимались коммерческой деятельностью в данный момент. Минфин России также в своих разъяснениях не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде.

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

1. Да, в путевом листе должны быть проставлены отметки механика и медицинского работника. По общему правилу при выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243 .

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

Но есть один нюанс: индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие исключительно легковые автомобили, вправе не проводить предрейсовую проверку технического состояния ТС. Остальные обязаны это делать, поэтому для большинства автотранспортных предприятий отметки техников в путевых листах обязательны.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Медосмотр перед каждой сменой должен проходить только штатный водитель, а техосмотр нужен в любом случае — неважно, кто вы: транспортная компания или ИП, который перевозит товары для своего магазина. Не обязательно брать в штат медика и слесаря — можно работать со специалистами на аутсорсе.

Отметки в путевых листах служат основанием для взыскания с грузополучателя штрафов за задержку (простой) транспортных средств (ч. 6 ст. 35 УАТиГНЭТ). Ответственность перевозчика также может удостоверяться отметками в путевых листах (ч. 1 ст. 38 УАТиГНЭТ). Такие отметки осуществляют уполномоченные на то лица.

Нужен Ли Путевой Лист На Легковой Автомобиль Если Он Оформлен На Фирму

С введением новых реквизитов в 2022 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Снизить налог. Это касается бизнесменов на ОСНО и УСН 15%. Чтобы включить затраты на топливо, платные парковки и СТО в расходы, нужны данные об израсходованном топливе и подтверждающие чеки. Учёт топлива можно вести с помощью путевых листов или данных системы ГЛОНАСС (письмо Минфина). Без подтверждающих документов включить затраты на автомобиль в расходы не удастся.

Обратите внимание: С января 2022 по 2027 г. действует новый Приказ Минтранса РФ №368 (11/09-20 г.) о правилах оформления путевых листов. Основные изменения касаются срока действия документа. Время управления ТС ограничено нормами Трудового законодательства по охране труда и отдыха сотрудников.

Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2022 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

Когда нужно оформлять путевой лист на арендованную машину

При отсутствии путевых листов существует высокий риск непризнания налоговыми органами в целях налогообложения не только затрат на ГСМ, но и стоимости арендной платы, обслуживания автомобиля, поскольку Вы не сможет подтвердить использование автомобиля в деятельности, приносящей доход (их соответствия критериям ст. 252 НК РФ).

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

Но с другой стороны путевой лист составляется не только чтобы подтвердить расход, а, например, для правильного расчета с водителем по заработной плате и по потраченным им деньгам на гсм. Кроме того, путевые листы также используются в спорах с налоговыми органами об обоснованности применения ЕНВД и т.д.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406 , от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 , УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447 . Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Таким образом, экономия средств компании – это одна из причин вести путевые листы при аренде автомобилей юридическими лицами. Руководство компании самостоятельно принимает решение о целесообразности, оценив трудозатраты на ведение путевых листов и сравнив их с возможной выгодой. Очевидно, выбор в пользу ведения путевых листов выгоден при долгосрочной аренде и/или при аренде нескольких автомобилей одновременно.

Кроме этого, любой руководитель предприятия хочет контролировать затраты компании, и путевой лист идеально подходит для этой задачи. Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма №3, утверждённая постановлением Госкомстата России), содержит полную информацию о поездке: пробег, расход топлива, маршрут, дата и время поездки. Благодаря чему можно в любой момент проверить, было ли целевым использование каждого арендованного автомобиля.

Однако важно не только правильно заполнять путевые листы. На основании п.17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.

Путевой лист является первичный документом, который необходим арендатору для обоснования расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля. То есть такой документ подтверждает, что арендованный автомобиль использовался именно для рабочих целей. Благодаря чему возможно отнесение затрат на себестоимость по следующим статьям: ГСМ, затраты на мойку автомобиля, парковку, проезд по платным трассам. Если автомобилями компании управляют штатные водители, то у налоговой инспекции не будет оснований сомневаться и в обоснованности затрат компании на фонд заработной платы водителей. Таким образом, ведение путевых листов позволяет сократить налогооблагаемую базу юридического лица.

Уточним, что при использовании услуги «аренде автомобилей без экипажа», ООО «СП БИЗНЕС КАР» не выдает путевые листы, на автомобили, предоставляемые в аренду. Путевые листы выдаются организацией-арендатором от своего имени для учета и контроля работы транспортного средства, водителя и подтверждения производственной направленности расходов организации на горюче-смазочные материалы и прочие расходы.

Нормативные правовые акты не дают точного ответа на вопрос о том, как должно распределяться бремя обязанности по заполнению путевых листов между арендодателем, являющимся собственником транспортного средства, и арендатором, временно владеющим и пользующимся транспортным средством.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2022 N 368 (далее – приказ № 368). Требования данного документа обязательны в том числе для организаций, эксплуатирующих легковые автомобили для собственных нужд (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013).

При аренде без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он фактически эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Если договором установлено, что расходы на ГСМ несет арендодатель, то арендодателю следует иметь копии путевых листов. Обмен листами может осуществляться в электронном виде, что также лучше прописать в договоре аренды.

Прежде всего путевые листы необходимы той организации, работники которой фактически осуществляют работы на конкретном транспортном средстве. При аренде с экипажем арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы на выплату ему заработной платы, поэтому именно арендодателю целесообразно оформлять путевые листы на поездки автомобиля по распоряжению арендатора (Постановления Арбитражного суда Центрального округа от 31.01.2022 N Ф10-5795/2022, Второго арбитражного апелляционного суда от 04.09.2022 N 02АП-6142/2022). Во избежание споров необходимо урегулировать порядок оформления путевых листов в договоре аренды. Если путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Обмен листами может осуществляться в электронном виде, что также лучше прописать в договоре аренды.

При заполнении путевого листа в поле «Организация» проставляются об арендаторе, его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН (ОГРНИП). При аренде автомобиля без экипажа в путевом листе должны быть указаны сведения именно об арендаторе, так как он владеет автомобилем на праве аренды и осуществляет его эксплуатацию (см. также Письмо Минтранса России от 28.09.2022 N 03-01/21740-ИС).

Кто составляет путевой лист на арендованный автомобиль

А каким образом можно подтвердить, что автомобиль эксплуатируется для нужд организации? Правильно – Путевой лист . Потому что только в нем вы можете указать маршрут (наименование города, улицы, дома) куда ваш специалист (в нашем случае директор) ездил по служебным делам.

В соответствии со ст. 646 ГК РФ при заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание транспортного средства, его страхование, а также иных расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией, согласно общему правилу также возлагается на арендатора.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 .

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60 , от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66 ,Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Оформление путевого листа при аренде транспортного средства с экипажем
Устав, Обязательные реквизиты и порядок не позволяют определенно распределить бремя обязанности по заполнению путевых листов между арендодателем, являющимся собственником предоставленного в аренду транспортного средства, и арендатором, временно владеющим и пользующимся транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем (или без экипажа) (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.02.2004 N А10-1621/03-16-Ф02-231/04-С1).
На наш взгляд, из указанных документов следует, что путевые листы необходимы той организации, работники которой фактически осуществляют работы на транспорте или спецтехнике. Путевые листы подтверждают, что автомобиль работал, а не простаивал, в то же время путевые листы являются документальным обоснованием расходов на ГСМ (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
Поскольку при аренде с экипажем арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы на выплату заработной платы своему работнику, полагаем, что именно арендодателю целесообразно оформлять путевые листы на поездки автомобиля по распоряжению арендатора (Постановления Арбитражного суда Московского округа от 08.07.2022 по делу N А41-47161/2022, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 28.01.2022 N Ф08-10220/2022 по делу N А61-1223/2022). Рекомендуем определить порядок оформления путевых листов в договоре аренды. По нашему мнению, если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ (и наоборот). Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.
Отметим также, что при аренде автомобиля с экипажем штамп о предрейсовом медицинском осмотре должен ставить арендодатель, так как фактически водитель не является работником арендатора. Соответственно, арендатор не несет ответственности за охрану его труда и здоровья. В остальном путевой лист заполняется как обычно. Таким образом, путевой лист целесообразно оформлять арендодателю.

Читайте также: Тест Бухучет 2022

Еще остался вопрос о необходимости путевого листа. Допустим я вожу автомобиль принадлежащий государственному автономному учреждению, но не как водитель, а в большинстве личных целях, иногда своих коллег вожу по делам учреждения, иногда в магазины ездим для закупки, документы отвести, привести, что то отвести, привести и т.д. Автомобиль не используется для коммерческой перевозки грузов, пассажиров и всего остального. В таком случае, можно ли не заполнять путевой лист? Если сотрудник ГИБДД требует путевой лист, то корректно ли будет сказать, что автомобиль используется в личных целях? Если да, то как доказать сотруднику, что я вожу авто в личных целях? Должен быть какой то разрешительный документ от организации? Или звонить руководителю, чтобы он сказал сотруднику, что я вожу в личных целях? Именно вопрос в части отношения водителя и сотрудника ГИБДД. Надеюсь понятно объяснил.

Добрый день. Подскажите пожалуйста. Я Взял в Аренду у физических лица грузовик по договору аренды транспортного средства тПеревожу груз как физическое лицо. Меня нанимает ИП по договору оказания услуг для перевозки груза. Нужна ли мне путевка для перевозки груза? Спасибо.

Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов. В описанном примере не имеет особого смысла заниматься оформлением путевок, т.к. это приведет лишь к дополнительным затратам времени на заполнение бумаг и не принесет никакой выгоды.

Добрый день. Подскажите, если автомобиль категории В, но в ПТС тип транспорта стоит грузовой прочие, то какой путевой лист для него необходим формы 3 для легковых автомобилей или формы 4 для грузовых? Машина в собственности предприятия и выполняет заказы только для него (а если конкретней то ездит с поваром на закупки по рынкам и магазинам машина пежо партнер)

1) багаж — вещи пассажира, принятые для перевозки в установленном порядке;3) груз — материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке;12) пассажир — физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства;

Как оформить путевой лист на арендованное авто

1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее — Автомобиль), принадлежащее Арендодателю на праве собственности (свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 АВ номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы 06.02.2014). Нужно указать, на каком основании работник-арендодатель владеет переданным вам автомобилем:
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник — собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов. Имейте в виду, даже если автомобиль зарегистрирован на имя супруга работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду. ПФР считает, что если вам сдает машину не ее собственник, то с суммы арендной платы нужно начислять страховые взносы. Но суды с этим не согласн ы Постановления ФАС ЗСО от 03.04.2013 № А27-16823/2012 ; 15 ААС от 14.04.2022 № 15АП-1676/2022 ; 19 ААС от 09.02.2022 № А48-3348/2014

2. Поручить руководителю отдела снабжения Белкину А.С.:
— оформлять документы, связанные с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним легкового автомобиля;
— передавать указанные документы в бухгалтерию не позднее 3-го числа месяца, следующего за расчетным.

Как заполнять путевые листы по новому 2022 на арендованный автомобиль

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование журнала регистрации путевых листов по типовой межотраслевой форме № 8 (унифицированная форма «Журнал учета движения путевых листов» (ф. 0345008), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78). Форма № 8 ориентирована на ведение в бумажном виде. В каждой строке журнала должны проставляться собственноручные подписи: водителя в получении путевого листа, диспетчера, принявшего от водителя путевой лист и документы, бухгалтера, принявшего путевой лист.

Перевозки пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном, междугородном и международном сообщении.
Перевозки в городском сообщении в границах населённых пунктов.
Перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии до 50 км между границами этих населённых пунктов.
Перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии более 50 км между границами этих населённых пунктов.
Перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы, в том числе транзитом через Россию.

Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу — неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.

Законодательством запрещено перевозить пассажиров, их багаж и любой груз, который является материальным объектом, без оформленного путевого листа. Данный документ используют ИП и организации. Причем это правило относится ко всем видам транспорта. Единственное отличие здесь заключается лишь в том, что для каждого вида ТС используется специальный бланк.

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

Форма журнала есть в редакции Госкомстата №78, можно использовать ее. Каким образом контролировать первичные документы, кто и когда их получает, передает другим служащим, обрабатывает, хранит и учитывает, прописывается в “Учетной политике” компании в разделе “Документооборот”. Не будет лишним включить обязанности по заполнению и сдаче путевок в должностные инструкции тех работников, которым вы собираетесь это поручить.

Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

Как правильно оформить путевой лист грузового автомобиля

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2022 года, вступившая в силу еще с 15.12.2022, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2022 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

До выезда из гаража на путевом листе заправщик (при заправке на самом предприятии), техник по горюче-смазочным материалам или специально назначенное лицо (в нашем примере — механик) в разделе «Движение горючего» в графах 9, 10, 11 соответствующих строк записывает марку и количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее. Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему в натуральном выражении.

Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочего времени и предъявляться по требованию сотрудников МВД, ГАИ и Российской транспортной инспекции. Путевые листы следует хранить вместе с товарно-транспортными документами, чтобы их можно было одновременно проверять. Минимальный срок их хранения — 5 лет.

В форме N 4-п имеется отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления предприятием-перевозчиком счета на оплату транспортных услуг. Этот талон прилагается к счету на оплату. На оборотной стороне путевого листа заказчик указывает наименование организации-перевозчика, марку и государственный номер работающего у него автомобиля и прицепов. В строке «Заказчик» он проставляет свое наименование, фамилию, имя и отчество должностного лица, ответственного за использование автомобиля. В строках «Прибытие к заказчику» и «Убытие от заказчика» указывается время прибытия и убытия автомобиля. В строках «Приложенные ТТД» заказчик вписывает номера ТТД, один экземпляр которых прилагается к путевому листу, и указывает их общее количество. Затем в строке «Подпись и штамп заказчика» он подписывается и ставит свой штамп.

Порядок заполнения путевых листов грузового автотранспорта изложен в приложении 7 к инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР и Минтранса РСФСР от 30.11.83 N 156/354/7 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом». В настоящее время это единственный действующий документ, описывающий правила оформления путевого листа.
Путевой лист выдается водителю под расписку только на один рабочий день (смену) при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. Водитель не должен участвовать в заполнении путевого листа, за исключением строк о приеме и сдаче автомобиля механику.