Бухгалтерский Учет Вкладышей В Трудовую Книжку В 2022г.В Казенном Учреждении: последние новости, изменения, советы

Содержание

Согласно п. 42 Правил № 225 по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы по оплате таких бланков включаются в состав общехозяйственных расходов.

Действительно, уменьшать налогооблагаемую прибыль можно, но при подтверждении обоснованности затрат также необходимо учитывать, за счет каких средств такие затраты произведены. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Применительно к государственным (муниципальным) учреждениям в целях налогового учета расходами признаются затраты, произведенные за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, и для осуществления такой деятельности. При этом затраты, осуществленные за счет средств целевого финансирования (лимиты бюджетных обязательств, субсидии, предоставленные из бюджета, и т. д.), при формировании налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (письма Минфина РФ от 30.12.2022 № 03‑03‑06/3/79616, от 03.11.2022 № 03‑03‑06/3/64622, от 20.08.2022 № 03‑03‑05/48137).

Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

1) книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045, утвержденная Приказом Минфина РФ № 52н [3] ). Данная книга ведется бухгалтерией организации. В нее заносятся даты получения и выдачи бланков с указанием серии и номера, их условная цена или стоимость, количество бланков с указанием серии и номера каждого бланка. Стоит отметить, что наряду с этой формой для регистрации учета полученных и выданных бланков трудовых книжек применяется также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69 [4] . Указываемые в ней сведения аналогичны сведениям, отражаемым в форме 0504045. При этом с учетом того, что последняя разработана специально для применения государственными (муниципальными) учреждениями, по нашему мнению, таким учреждениям правильней применять именно книгу (ф. 0504045), а не общую форму, доведенную Постановлением Минтруда РФ № 69;

осуществлять сшивание прочной нитью 2–4 проколами при выводе нити на оборотную сторону документа;
скреплять сшиваемый документ подписями ответственных лиц с указанием их Ф. И. О.;
указывать сведения о количестве листов, дате подписания журнала;
сшивать документ так, чтобы любая его страница могла быть легко прочитана или отксерокопирована.

Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету. Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.

Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2022 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2013 по делу № 33 1206/ 2013).
Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2006).

Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
С 1 сентября 2022 г. опломбировать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не предусмотрено. Исключение. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение, чтобы узнать в каких случаях книга должна быть опломбиирована.

По какому КОГСУ приобретать трудовые книжки и вкладыши и как отразить эти расходы

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей следует отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей КОСГУ 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

Трудовые книжки и вкладыши к ним – это бланки строгой отчетности (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Соответственно, учитывайте трудовые книжки на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе лиц, ответственных за их хранение, выдачу, мест хранения. Бланки трудовых книжек за балансом учитывайте в условной оценке: 1 руб. за один бланк. Возможен вариант – вести учет по стоимости приобретения, если это закрепили в учетной политике.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к бланкам строгой отчетности (п. 42 Правил N 225, п. 337 Инструкции N 157н). Для учета таких бланков предназначен забалансовый счет 03. На нем учет ведется в условной оценке (один бланк — 1 руб.) либо, если это установлено учреждением в рамках учетной политики, по стоимости приобретения бланков (п. 337 Инструкции N 157н).

На заметку
С 14.09.2014 не требуется по окончании каждого месяца составлять отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Для контроля за использованием бланков бухгалтерия на ответственного исполнителя открывает карточку-справку по выданным и использованным БСО . Записи в карточке-справке о получении и использовании ответственным исполнителем бланков производятся на основании приходно-расходных накладных на БСО и актов на списание использованных БСО.

Как правило, незаполненные бланки трудовых книжек хранятся у материально ответственного лица в бухгалтерии организации в местах, позволяющих обеспечить их сохранность, например, в несгораемом сейфе. Конкретное место, порядок хранения и использования бланков трудовых книжек устанавливаются приказом нанимателя .

При приеме на работу сотрудника, ранее не имевшего трудового стажа, наниматель должен выдать ему трудовую книжку. Также в определенных случаях работникам может выдаваться дубликат трудовой книжки . В обоих случаях для оформления используются чистые бланки трудовых книжек. Их учет в бюджетных организациях имеет свои особенности. Так, согласно ч. 1 п. 28 Методических указаний N 364 в бюджетных организациях бланки трудовых книжек являются денежными документами, которые подлежат учету на субсчете 132 «Денежные документы». Учет бланков с применением данного субсчета подробно расписан в письме Минфина N 02-2-28/57, датированным 10.04.2008.

Учитывая вышеизложенное, полагаем, что учет бланков трудовых книжек бюджетным организациям следует вести на субсчете 210 «Расходы к распределению». Методику бухучета бланков, изложенную в письме Минфина N 02-2-28/57, организации вправе применить в части, не противоречащей Инструкции N 196.

Вместе с тем по законодательству бланки трудовых книжек являются бланками документов с определенной степенью защиты. Их учет нужно осуществлять в порядке, установленном для бланков строгой отчетности Инструкцией N 196, т.е. на субсчете 210 «Расходы к распределению» .

Как проводится бухгалтерский учет в казенных учреждениях

Вопрос: Как отражаются в учете организации-арендатора расходы на аренду складских помещений, предоставленных во временное пользование казенным учреждением? Помещения находятся в федеральной собственности.
Договором аренды установлено, что арендная плата в сумме 150 000 руб. уплачивается до 15-го числа месяца, следующего за расчетным; стоимость арендуемых помещений равна 10 000 000 руб. Складские помещения используются для хранения сырья и производственной техники. Доходы и расходы в целях исчисления налога на прибыль организация определяет методом начисления.
Посмотреть ответ

Казенное учреждение – это государственная структура, которая занимается оказанием государственных услуг. Это некоммерческие объекты, формируемые для осуществления культурных и прочих целей. Учредителем считается госорган, у которого есть соответствующие полномочия. Учет в таких субъектах ведется особым образом. Нюансы связаны с тем, что у субъекта нет прав на используемое имущество. Кроме того, подобные учреждения не могут пользоваться упрощенными системами обложения налогами.

При поставке в стоимость будут включены затраты на саму поставку, страховку, пошлину, услуги посреднических компаний.
Стоимостью изготовления является себестоимостью. Она включает в себя траты на производство.
Если материалы поступили по соглашению о дарении, в стоимость будет входить рыночная цена, стоимость поставки, траты на доведение изделия до нужного состояния.
Если произошло централизованное поступление материалов, стоимость определяется на основании сумм, прописанных в сопроводительной документации.

Вопрос: Как отразить в учете организации — плательщика ЕСХН расчеты с казенным учреждением по аренде земельного участка, находящегося в федеральной собственности?
Согласно договору аренды:
— арендная плата в сумме 90 000 руб. уплачивается до 15-го числа месяца, следующего за расчетным;
— стоимость арендуемого земельного участка равна 3 000 000 руб.
Земельный участок используется организацией для выращивания сельскохозяйственных культур. Договор аренды заключен на срок менее года.
Посмотреть ответ

Принятие ОС на учет выполняется на основании решения комиссии. Первичным документом является акт передачи.
Право управления образуется с дня регистрации.
Оценка собственности проводится на основании стоимости, прописанной в акте.
Корректировка стоимости выполняется на основании осуществленной модернизацией.

Как вести бухгалтерский учет в казенном учреждении в 2022 году

в справку о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах (форма 0503130) добавили новые счета;
для Сведений по дебиторской и кредиторской задолженности (форма 0503169) установили новые требования к заполнению КОСГУ 560, 660, 730, 830;
в Сведения об изменении остатков баланса (форма 0503173) включили новый раздел.

Казенным организациям необходимо скорректировать локальные документы, регламентирующие способы и методы ведения бухучета, то есть обновить учетную политику. Утвердить эти изменения следовало еще в декабре 2022 года. Проверьте, все ли изменения включены в учетную политику на 2022 год в статье «Учетная политика: как составлять по новым требованиям».

Семь новых ФСБУ определили, что бухучет в 2022 году ведут уже по-новому. Изменены счета и инструкция по бухгалтерскому учету в казенных учреждениях в 2022 году, введен порядок учета нематериальных и непроизведенных активов. Подробнее об этих изменениях читайте в статье «Разбираемся в новых стандартах бухучета».

Казенщики являются отдельным типом государственных и муниципальных организаций, созданных для выполнения госзаданий и муниципальных заданий или осуществления функций органов власти, финансируемых за счет средств соответствующего бюджета на основании бюджетной сметы. Правила организации и ведения бухучета в казенных учреждениях регламентируют:

Бухгалтерские проводки по санкционированию расходов казенных организаций следует отражать в разрезе кредиторов, договоров и соглашений и прочих аналитических показателей, которые установлены для субъекта учета в его учетной политике. Объединение и обобщение информации в обход организации достоверного аналитического учета недопустимо. Остатки по принятым обязательствам на конец отчетного года подлежат обязательной перерегистрации в следующем периоде.

Работодатели обязаны собирать и фиксировать в учетных журналах или книгах всю информацию по трудовым книжкам, но это касается только бумажных документов. Если трудовая ведется в электронном формате, информация по ней хранится в Пенсионном фонде. При получении заявления от работника о переходе на электронную трудовую, в журнал учета трудовых книжек вносится запись о выдаче на руки работнику бумажного экземпляра. Отдельную книгу для фиксации таких случаев работодателю заводить не надо – все факты поступления и выбытия трудовых оформляются в хронологической последовательности в едином журнале учета.

Введение нового бланка не означает, что работодатели должны переоформлять всем работникам трудовые – обновлять книжки необходимо лишь в случае утери или порчи документа, то есть, при выдаче дубликата. Также на новом бланке будут оформляться вкладыши в трудовую, если в документе уже не осталось места для новых записей. Напомним, что с 2022 года всем впервые трудоустраивающимся работникам оформляются исключительно электронные трудовые книжки – бумажный документ для них не заводится.

В бумажной трудовой книжке нового образца откорректировали количество листов для заполнения данными о работе и наградах — для информации по награждениям стало меньше разворотов (7), а для сведений о работе – больше (14). Также на титульной странице указали, что печать ставится при наличии. В остальном форма документа не изменилась.

С 1 сентября 2022 г. обновляются правила оформления трудовых книжек. Изменения регламентированы Приказом Минтруда от 19.05.2022 г. № 320н. Нормативный акт распространяет свое действие только на бумажные трудовые книжки, ответственность за ведение которых возложена на работодателей. Новый приказ с 01.09.2022 г. отменяет действие «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Постановлением Минтруда № 69 были утверждены формы учетных книг для бланков трудовых книжек, а также для трудовых, находящихся на хранении у работодателя. Учет движения трудовых книжек и их бланков с 1 сентября 2022 г. по-прежнему организуется с применением книг и журналов, но разработанных работодателем самостоятельно.

Нововведения в учете бумажных трудовых книжек с г

В ситуации, когда работника временно перевели на другую должность, но такая должность в последствии стала для него постоянной, организации – работодателю нужно вписать в БТК 2 приказа. В графе 2 проставляем дату перевода сотрудника на временную должность, а в графу 4 необходимо внести реквизиты приказов:

Но, к сожалению, в Приказе № 320н не указано каким образом исправлять такие ошибки. Считаем, что в такой ситуации, корректным будет исправление ошибок по старым правилам, а именно под ошибочной записью нужно написать, что такая запись недействительна, а затем внести верный вариант.

С 01.01.2022 г. в РФ осуществлен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Такой переход для всех граждан является добровольным и позволяет сохранить бумажную трудовую книжку (БТК) настолько долго, насколько им это необходимо. Соответственно, форма БТК не была отменена. Согласно данным Пенсионного фонда РФ, большинство застрахованных лиц предпочло ведение их трудовых в бумажном формате. Напомним, что при таком выборе, организации наряду с ЭТК обязаны продолжать вести и БТК. Поэтому Минтруд решил обновить правила, по которым осуществляется ведение и хранение БТК, утвердив Приказ от 19.05.21 г. № 320н (далее по тексту Приказ № 320н). Какие же нововведения принес нам этот приказ расскажем в данной публикации.

Что касается дат, то в комментируемом Приказе сказано, что даты в разделах необходимо указывать арабскими цифрами, при этом число и месяц записываются двузначными цифрами, а год — четырехзначными. Также это правило распространяется на заполнение титульных листов.

В Приказе уделено внимание и «удаленным» работникам. Уточняется, что по желанию такого сотрудника информация о его трудовой деятельности организация сможет отражать в БТК при условии, если данный сотрудник ее предъявит. Вариантом представления может выступать отправка БТК по почте России.

3) учет бланков строгой отчетности, выданных ответственным лицам с мест хранения (со склада) для их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения) или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения, ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (п. 337 Инструкции № 157н).

1) расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка № 209н, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.11.2022 № 209н);

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как и раньше, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется)). При этом в Порядке № 320н уточнено, что сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся в трудовую книжку по его желанию и при условии предоставления им такой книжки (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Что делать с книгой по учету трудовых книжек, заведенной до 1 сентября 2022 года

C 1 сентября 2022 года изменяются правила учета трудовых книжек. В силу вступает приказ Министерства труда № 320н от 19.05.2022 года. В документе говорится, что организации сами должны разработать книги по учету трудовых книжек. Нужно ли будет фирмам начинать вести новые книги по учету трудовых после вступления постановления в силу? Как следует поступить со старым экземпляром?

Министерство труда в приказе № 69 от 10.10.2003 разработало новый вариант приходно-расходной книги, где работодатель должен учитывать бланки трудовых книжек. Изменения коснулись и книг для учета движения трудовых книжек сотрудников. Приходно-расходная книга, где фиксируются бланки и вкладыши в трудовой должна быть пронумерована и прошнурована. Также необходимо книгу заверить печатью фирмы, поставить сургучную печать или сделать опломбировку. То же самое относится и к книге по учету движения трудовых книжек.

В книге по регистрации бланков и вкладышей организация не должна записывать информацию, связанную с получением бланков и вкладышей трудовой книжки. Информацию о расходе тоже не следует указывать. Также не нужно фиксировать номер и серию каждого бланка, как это требовалось ранее.

Книги необходимо пронумеровать, прошнуровать, поставить подпись руководителя фирмы или индивидуального предпринимателя, а также заверить печатью организации, если она имеется. Согласно новому закону, с первого сентября организация должна сама разрабатывать книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек. Но это нововведение касается только тех фирм, которые заведут книги по учету движения трудовых после того, как вступит в силу приказ. Книги, которые были заведены до 1 сентября 2022 года и еще действуют, заменять на новые не нужно. Работодатель должен вести их до окончания. И только после этого, завести книгу по новому образцу.

Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.

Период работы физических лиц отражаются записями в трудовых книжках. Документ относится к обязательным формам кадрового учета. Для лиц с отсутствием опыта работы трудовые книжки открывает работодатель. При отсутствии свободного места для записей в книжке дополнительно производится выдача вкладыша. Операции с движением документов сопровождаются бухгалтерскими проводками (Читайте также статью ⇒ Порядок учета трудовых книжек + бухгалтерские проводки 2022) .

Выданные в безвозмездном порядке бланки должны облагаться у работника НДФЛ как полученный доход. Исключить налогообложение можно в случае оформления в составе необлагаемой суммы 4 000 рублей. Если выдача бланка оформляют в форме подарка, обязанность по обложению суммы не возникает (Читайте также статью ⇒ Книга учета трудовых книжек в 2022).

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.

Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.

У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.

Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:

в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.

Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.

Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.

Представитель ГИТ отмечает, что в связи с обязанностью работодателя организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка) целесообразно приказом по организации установить формы книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек. ЛНА об утверждении книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек работодатель издавать не обязан, но они понадобятся для упорядочения ведения учета бланков трудовых книжек.

С 1 сентября 2022 года вступил в силу Приказ Минтруда России от 19.05.2022 N 320н « Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек » . С этой же даты утратили силу обязательные формы по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (Приложения N 2, N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Отметим, что, по мнению представителей Роструда, имеющиеся у работодателя книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек работодатель вправе вести до их окончания. Подробнее об этом читайте в обзоре «Нужно ли работодателю к 1 сентября 2022 года разрабатывать формы книг (журналов) по учету трудовых книжек и их бланков» на нашем сайте.

Как по новым правилам вести учёт трудовых книжек

Для учёта трудовых книжек и вкладышей, а также их бланков работодатель должен разработать свои формы книг (журналов). Их нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью юрлица, если она есть. Утверждённые формы утратят силу с 1 сентября.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в неё как бланки строгой отчётности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 41 Порядка, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утверждённого Минфином СССР от 29.07.1983 № 105).

В книгу (журнал) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей внесите сведения обо всех трудовых книжках, которые приняты от работников при поступлении на работу. Также необходимо фиксировать информацию о вновь выдаваемых работникам трудовых книжках и вкладышах. Обязательно укажите их серии и номера (п. 40 Порядка).

Если при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыш был испорчен, то уничтожьте его, составив соответствующий акт (п. 41 Порядка). Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, храните до востребования в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Порядка).

Порядок применения счета 209 00: учитываем изменения

Как и прежде, на суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иного ущерба, не признанных виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы ущерба, предъявленного к возмещению, уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству РФ.

суммы ущерба в виде начисленных процентов за пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате либо неосновательного получения или сбережения;
суммы расходов, связанных с судопроизводством;
суммы неустойки, предусмотренные договорами;
суммы восстановленной задолженности неплатежеспособных дебиторов по выявленным потерям, ранее списанной на забалансовый счет;

в) на счете 209 83 учитываются расчеты по иным доходам, возникающим в ходе хозяйственной деятельности учреждения, не отраженные на соответствующих аналитических счетах счета 205 00 «Расчеты по доходам».

сумм предварительной оплаты, не возвращенной контрагентом в случае расторжения договоров (иных соглашений), в том числе по решению суда;
сумм задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы);
сумм задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск;
сумм излишне произведенных выплат;
сумм принудительного изъятия, в том числе при возмещении ущерба в соответствии с законодательством РФ, при возникновении страховых случаев;
сумм ущерба, причиненного вследствие действия (бездействия) должностных лиц организации.

Еще одним новшеством в применении счета 209 00 является то, что отражаемый на нем размер ущерба, причиненного недостачами, хищениями, определяется исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. При этом под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (п. 220 Инструкции №157н).

Согласно поправкам, внесенным Приказом Минфина РФ от 29.08.2014 № 89н (далее – Приказ № 89н) в Инструкцию № 157н, скорректирован порядок применения счета 209 00 «Расчеты по ущербу имуществу и иным доходам». В статье рассмотрим, для отражения каких операций предназначен данный счет с учетом внесенных изменений, а также приведем корреспонденцию счетов с использованием указанного счета и проиллюстрируем ее на конкретных примерах.

суммы ущерба по произведенной предварительной оплате в рамках государственных (муниципальных) договоров на нужды учреждения, по иным соглашениям, не возвращенной контрагентом в случае расторжения договоров (иных соглашений), в том числе по решению суда, при ведении претензионной работы;
суммы ущерба по задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы), в том числе в случае оспаривания удержаний;
суммы ущерба в виде задолженности бывших работников перед учреждением за неотработанные дни отпуска при их увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого они уже получили ежегодные оплачиваемые отпуска;
суммы ущерба, подлежащего возмещению по решению суда, в виде компенсации расходов, связанных с судопроизводством (оплата государственной пошлины, оплата судебных издержек);
суммы восстановленной задолженности неплатежеспособных дебиторов по выявленным потерям, ранее списанной на забалансовый счет;
прочие суммы ущерба, возникающие в ходе хозяйственной деятельности учреждения;

б) на счете 209 40 учитываются:

Бухучет выдачи трудовых книжек работникам в бюджетной организации

Материально ответственное лицо выдает бланки трудовых книжек ответственному исполнителю (например, инспектору по кадрам) в подотчет для дальнейшего их оформления. Передача производится с разрешения руководителя и главного бухгалтера (лиц, ими уполномоченных) по приходно-расходным накладным на БСО с указанием серий и номеров бланков . В бухучете данную операцию рекомендуем отражать записью :

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные. В налоговом учете в состав внереализационных доходов сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, как того требует п. 44 Правил. Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются работодателем, в том числе бюджетным учреждением, по рыночной цене.

Согласно официальной позиции выдача трудовых книжек за плату является реализацией и облагается НДС. Некоторые авторы придерживаются данной точки зрения, другие высказывают мнение о том, что взимание платы за трудовую книжку не что иное, как возмещение затрат работодателя на приобретение бланков трудовых книжек. Рассмотрим обе позиции.

В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к бланкам строгой отчетности и учитываются на счете 03 «Бланки строгой отчетности» по условной цене 1 руб. за единицу. Поэтому не исключены сложности в определении фактических затрат на приобретение данных бланков.

Обратите внимание! На все закупки для государственных или муниципальных нужд за счет бюджетных и внебюджетных источников финансирования распространяется действие Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Бланки трудовых книжек (вкладышей в них) учитываются на забалансовом счете 03 до момента их непосредственной выдачи. Учет осуществляется в условной оценке: один бланк — один рубль. НО! В рамках формирования учетной политики учреждение может предусмотреть их учет по стоимости приобретения.

Списание БСО со склада учреждения для закрепления за ответственным лицом с целью дальнейшего использования (выдачи) отражается по дебету счетов 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту счета 0 105 00 000 «Материальные запасы», с одновременным отражением на забалансовом счете 03.

Согласно п. 118 Инструкции N 157н трудовые книжки и вкладыши в них учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы». Вместе с тем, бланки, выданные ответственным лицам с мест хранения (со склада, из кассы) с целью их оформления, или находящиеся у ответственных лиц с момента их приобретения отражаются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (п. 337 Инструкции N 157н). Об этом неоднократно говорилось и в письмах финансового ведомства (см., к примеру, письма Минфина России от 26.04.2022 N 02-07-07/31230, от 14.03.2022 N 02-06-10/16864).

Всем бухгалтерам организаций бюджетной сферы давно известно, что трудовые книжки и вкладыши к ним учитываются в составе бланков строгой отчетности. Да, порядок бухгалтерского (бюджетного) учета таких документов не изменился. Вместе с тем в действующем законодательстве есть определенные новшества. Какие именно – разберем в данной статье.

Основное содержание формы трудовой книжки и вкладыша в нее не изменилось, за небольшим исключением. В предыдущей версии трудовой книжки количество страниц, отводимых для сведений о работе и для сведений о награждении, было по 10 разворотов. Сейчас же для сведений о работе предусматривается 14 разворотов, а для сведений о награждении – 7. Кроме того, на лицевой стороне новой формы печать работодателя проставляется при ее наличии.

Трудовые книжки бухгалтерский учет проводки бюджет в 2022 году

Для получателей целевых межбюджетных трансфертов дополнительно изменили счет, на котором формируются остатки по неиспользованным средствам прошлого года к возврату. Такие суммы надо отражать на счете 0.303.05.000, а не на счете 0.205.00.000. Отметим, аналогичный порядок применяют бюджетные и автономные учреждения при отражении остатков прошлогодних субсидий к возврату.

Начисление и выплата зарплаты, а также удержания из нее отражаются по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Это следует из плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 30.10.2000 № 94н. При начислении зарплаты бухгалтер использует кредит счета 70. При выплате зарплаты, при удержании НДФЛ, алиментов и прочего бухгалтер использует дебет счета 70.

Аванс, а также начисленную зарплату за минусом НДФЛ, алиментов и прочих удержаний выдают на руки работнику. Если сотрудник получает деньги в кассе, составляется проводка по кредиту счета 50 «Касса». Если деньги переводят с расчетного счета организации на карточку сотрудника, составляется проводка по кредиту счета 51 «Расчетные счета».

Организации, в которых аванс равен зарплате за фактически отработанное время в первой половине месяца, нередко делают резервные удержания в размере, равном сумме НДФЛ, алиментов и т.д. Их показывают по дебету счета 70 и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» по соответствующему субсчету.

На забалансовом счете 27 помимо прочего учитывайте ОС в личном пользовании сотрудников. Это имущество, которое они используют в том числе за пределами учреждения и вне рабочего времени. Ранее в Инструкциях не говорилось о забалансовом учете таких объектов, поэтому вопрос был спорным.

приобрести журнал с твердой обложкой и плотными листами, распечатать готовый шаблон из интернета или разработать собственный формуляр документа;
грамотно заполнить титульный лист;
пронумеровать и прошнуровать новую книгу учета, как и прежнюю, а также, заверить подписью руководителя и печатью организации, если таковая имеется, важно, что согласно п. 40 приказа № 320н , ее больше не нужно пломбировать и дополнительно скреплять сургучной печатью;
завести отдельный лист, на котором указать данные о сотрудниках, ответственных за заполнение книги учета;
вручную заполнить графы в журнале учета в соответствии с данными, обозначенными в трудовых книжках и вкладышей к ним, а также внести прочую информацию.

С 1 января 2022 года на смену традиционным бумажным трудовым книжкам пришли электронные аналоги (ЭТК). В связи с чем у работодателей появилась обязанность ежемесячно передавать актуальные сведения в ПФР, путем подачи отчетов СЗВ-ТД. В свою очередь, сведения о трудовой деятельности из реестра Фонда могут предоставляться по запросам работников в виде справки СТД-ПФР.

Следует отметить, что трудовые книжки, а также вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности. В связи с чем, приказом руководителя предприятия назначается сотрудник, ответственный за хранение и выдачу чистых бланков этих документов. Как правило, этот же работник отвечает за ведение учета трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них представляет собой один из документов, который в обязательном порядке заполняется кадровиками. В нем ведется реестр всех операций, касающихся трудовой деятельности сотрудников предприятия. А именно, отражаются сведения о таких событиях, как прием на работу и увольнение. А также в ней указываются данные о выдаче, замене трудовых книжек и прочая информация. Рассмотрим подробнее, как правильно заполняется книга (журнал) учета.

Рассмотрим подробнее, как заполняется унифицированный бланк книги учета движения трудовых, установленный действовавшим ранее Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 г . Напомним, работодатели вправе использовать как этот бланк, так и формуляр, разработанный самостоятельно.