Документы По Кадрам Которые Должны Быть В Каждой Организации 2022

50 лет – ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образомКадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того

В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права. Интересное: Как составить характеристику хорошо знакомого человека С чего начать построение системы кадрового документооборота — актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы.

1. коллективный договор.
2. положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
3. положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
4. должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
5. инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
6. альбом форм документов по учету кадров;
7. положение о персонале;

Видео (кликните для воспроизведения). Постоянно (ст. 32 Перечня) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

График отпусков. Данный документ утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года, об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. График отпусков необходим для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на текущий календарный год с разбивкой по месяцам.

Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.

Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, об этом сказано в статье 190 Трудового кодекса РФ. Унифицированной формы правила не имеют. Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и включают в себя, как правило, следующие разделы: прием на работу; перевод на другую должность; увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.п.

Это обязательные кадровые документы организации, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:

• перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
• отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
• доход сотрудника: заработная плата, премии;
• общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
• обязательные правила, действующие внутри компании.

Что должно быть в личном деле сотрудника в 2022 году

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2022 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2022 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2022 № 14-2/В-395).

Во втором чтении одобрены проекты о предоставлении гарантий отдельным категориям сотрудников. Например, планируют расширить перечни тех, кого можно привлекать к ночной и сверхурочной работе только с их согласия и без противопоказаний по состоянию здоровья.

• сведения об используемой системе ЭДО;
• порядок доступа к ней;
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• дата введения ЭДО;
• срок уведомления работников о введении;
• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

1. Вводится запрет на работу в опасных условиях труда 4-го класса (новая статья 214.1 ТК РФ). Если по результатам спецоценки условия труда отнесены к 4-му классу опасности, руководитель работодателя обязан выполнить следующие действия, показанные в схеме.

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

Совсем без системы «Работа в России» обойтись нельзя. Работодатель должен сделать так, чтобы с ней могла взаимодействовать его ИС. Это связано с тем, что работники имеют право в письменном заявлении сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

• штраф по статье 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 10 до 20 тысяч руб.; для ИП от 5 до 10 тысяч руб.; для организаций от 50 до 100 тысяч руб.;
• доначисление НДФЛ и страховых взносов как за работника;
• начисление штрафов за неуплату налогов и страховых взносов;
• оплата больничных, отпусков и иных компенсаций, которые были бы положены по трудовому договору.

С 1 января 2022 произошли значительные изменения в различных сферах законодательства РФ, в т.ч. в Трудовом и Налоговом Кодексах, в порядке и сдаче отчетности, и многие другие. Выделим несколько основных моментов для контроля в работе кадровика, чтобы в начале года вы ничего не упустили из виду, все сделали вовремя и правильно.

В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они необходимы для учёта движения всей документации и сохранности информации. В случае возникновения споров между нанимателем и работником они помогают решить многие вопросы (служат задокументированным доказательством того или иного факта).

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д.

· по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации « » и курсе профессиональной переподготовки « » локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание. Ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству.

пункт 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Данная группа документов состоит из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», рассмотрим их подробнее.

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

Что касается печати отдела кадров в трудовом договоре, то она необязательна. Этот документ и с одной подписью обладает законной силой, поскольку в требованиях к нему об обязательном оттиске ничего не говорится (ст. 57 ТК РФ). Хоть закон и не требует, госчиновники рекомендуют ставить дополнительную защиту в виде штампа (к примеру, приказы Минэкономразвития РФ № 452 от 11.07.2022 и Минздравсоцразвития РФ № 424н от 14.08.2008). Допускается как общая печать компании, так и кадровая.

Сколько оттисков допустимо использовать в одной компании, в законодательстве не указано. Каждая организация вправе самостоятельно решить этот вопрос. Если компания крупная, то, помимо основного штампа, часто используют дополнительные, например для кадровых документов, товарных накладных и др.

Нужна ли печать на кадровых приказах — не всегда. Если используются унифицированные бланки, то в них такого реквизита нет. Если разработаны самостоятельно, то чаще всего оттиск ставят. Нет необходимости ставить его и на внутренних распорядительных актах, а вот для выписок и справок он обязателен.

Кроме того, ставится ли печать на кадровых приказах организации или нет, зависит от того, какой бланк для приказа используется. Если для распоряжения по личному составу применяют унифицированную форму, то оттиск не требуется. В этих формах, утвержденных постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 , не предусмотрен такой реквизит. А потому и ставить его нет необходимости. Если в компании самостоятельно разработать форму приказа, то здесь два варианта: предусмотреть такой реквизит в форме (тогда придется всегда его проставлять) или не включать его (тогда он необязателен).

Использование печатей законодательством регулируется мало. В законах для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью предусмотрена не обязанность, а только возможность применять бланки и оттиски с наименованием, эмблемой и другими средствами индивидуализации (п. 7 ст. 2 ФЗ № 208 от 26.12.1995 и п. 5 ст. 2 ФЗ № 14 от 08.02.1998).

В выплаты социального характера (графа 9) включаются суммы средств, связанные с предоставленными работникам социальными льготами (в частности, на лечение, отдых, проезд, трудоустройство (без пособий из государственных внебюджетных фондов), оплата (компенсация) занятий спортом в клубах и секциях, и другие подобные расходы) (п. 8 Указаний по заполнению формы 1-Т).

Бланк и формат сдачи. Форма декларации за 2022 год утверждена приказом ФНС от 28.08.2022 № ЕД-7-11/[email protected] Сдать отчет в налоговую можно лично, по почте или через МФЦ. Электронную форму принимают по ТКС и через личный кабинет налогоплательщика. Предприниматели, у которых среднесписочная численность в 2022 году превысила 100 человек, могут отчитываться только электронно.

Под обособленным подразделением понимается любое территориально обособленное от учреждения подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. ОП признается таковым независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется данное подразделение. Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более месяца (п. 2 ст. 11 НК РФ).

В адресной части форм указывается полное наименование отчитывающегося учреждения в соответствии с учредительными документами, а затем в скобках – сокращенное. На бланке формы, содержащей сведения по подразделению учреждения, отражаются наименования подразделения и учреждения, к которому оно относится.

Однако на одном из онлайн-семинаров заместитель главы департамента информационных технологий и защиты информации ФСС порекомендовал работодателям «передать в фонд сведения о работниках не только в момент приема на работу или изменении реквизитов, а предоставить сведения обо всех работниках».

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив, имеет право:
5.1. Представлять директору организации, осуществляющей образовательную деятельность, предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве школы.
5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.3. Запрашивать от структурных подразделений и работников школы сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.4. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.5. Информировать структурные подразделения школы о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.
5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии общеобразовательной организации, а также в экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

Справедливости ради, следует отметить попытку Росархива принять в 2002 году «Основные правила работы», хоть как-то отвечавшие реалиям постсоветского пространства. Однако этот документ не смог стать общеобязательным в связи с отсутствием на тот момент федерального архивного закона (ныне действующий «Об архивном деле в Российской Федерации» 6 был принят только в 2004 году). По этой причине «Основные правила работы» 2002 года так и остались методическим пособием, правда утвержденным коллегией Государственной архивной службы России.

• Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
• Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
• Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
• Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные
Обязательными локальными нормативными актами являются:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
Инструкция по технике безопасности.
Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).
Все эти документы действуют до замены новыми.

График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.
ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
альбом форм документов по учету кадров;
положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
положение о персонале;
коллективный договор.
Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.
ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

о приеме работника на работу – форма Т-1;
о приеме работников на работу – форма Т-1а;
о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
о направлении работника в командировку – форма Т-9;
о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
о поощрении работника – форма Т-11;
о поощрении работников – форма Т-11а.
Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

о совмещении должностей (профессий);
о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
о возложении взысканий;
о досрочном снятии взысканий;
об изменении персональных данных работника;
о присвоении разряда;
о привлечении к сверхурочным работам;
о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
о дежурствах;
об установлении или снятии персональных надбавок;
об изменении режима работы.
ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

об утверждении штатного расписания;
о внесении изменений в штатное расписание;
о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.
Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

командировочное удостоверение – форма Т-10;
служебное задание – форма Т-10а;
записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

простейший – в журналах;
более совершенный – с помощью картотеки;
и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.
Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
журнал регистрации личных карточек (Т-2);
журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).
На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

Сверхурочные работы;
использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
предоставленные работникам отгулы и т.д.
Картотека предупреждений

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.
И.В. Журавлева

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

Кадровые Документы Которые Должны Быть В Организации 2022

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2002 г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.). К таким документам рекомендуется относить:

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие).