Перечень сроков хранения документов в организации на 2022 год

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Перечень сроков хранения документов в организации на 2022 год». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, далее — КоАП).

2.1. Выдача документов и дел

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения . Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) составляется отдельный акт.

6.3. Временного (свыше 10 лет) хранения

Порядок оперативного хранения электронных документов установлен главой 9 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2022 № 19 (далее — Инструкция № 19).

3.3. Отбор документов на постоянное и временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими «Основными правилами работы государственных архивов СССР» (М., 1984), «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986), «Правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР» (М., 1977, 1984), «Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР» (М., 1985).

Читайте также:  Стеллажи Металлические Код Окоф 2022

1.1. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274, и с учетом положений современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию государственных архивов.

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ

По отношению к другим видам (разновидностям) документов государственным архивам в ряде случаев предоставляется право самостоятельно решать вопросы дублетности в целях обеспечения сохранности и широкого использования документов ГАФ СССР.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2022 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Нормативная база

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Читайте также:  Ндфл для работающих пенсионеров в 2022 году

Ежегодно или один раз в два года карточки учета материалов, отдельных предметов в составе оборотных средств и тому подобных сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами бухгалтерского учета и другими бухгалтерскими документами.

Бюджетные организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. При этом документы, которые удостоверяют такую сдачу, хранятся в бухгалтерии с постоянным сроком хранения. Основанием для данного утверждения являются следующие нормативные правовые акты:

Нормативное регулирование

  • Закон Республики Беларусь от 25.11.2022 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (ст. 4);
  • постановление Минфина от 08.02.2022 № 15 «Об утверждении Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации» (п. 26).

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2022 год с новыми сроками хранения.

Правила формирования дел

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Законодательное регулирование

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Оцените статью
Правовое обеспечение для населения